Cấu trúc doanh nghiệp và sơ đồ tổ chức

Khi đi tư vấn doanh nghiệp, có 1 vấn đề mà tôi luôn đau đáu để làm thế nào tối ưu nhất cho Doanh nghiệp đó là việc tạo được sức mạnh của con người nằm trong cấu trúc của tổ chức.

Chúng ta đều hiểu rằng: Một tổ chức kinh doanh là một cá nhân hoặc một nhóm người hợp tác để đạt được các mục tiêu thương mại nhất định.

Vậy cấu trúc doanh nghiệp là gì? Cấu trúc là tất cả con người, vị trí, thủ tục, quy trình, văn hóa, công nghệ và các yếu tố liên quan bao gồm tổ chức. Nó định nghĩa cách tất cả các phần, bộ phận và quy trình làm việc cùng nhau trong 1 doanh nghiệp. Cấu trúc này phải hoàn toàn phù hợp với chiến lược để tổ chức đạt được nhiệm vụ và mục tiêu của Doanh nghiệp.

Nếu một tổ chức thay đổi chiến lược của mình, thì phải thay đổi cấu trúc để hỗ trợ chiến lược mới. Và nếu 1 tổ chức thay đổi cấu trúc thì chiến lược sẽ thay đổi để phù hợp với cấu trúc. Để cạnh tranh thì cấu trúc và chiến lược phải hợp nhất và tối ưu hóa chi phí, tối ưu hóa lợi nhuận, tạo ra giá trị lớn nhất cho doanh nghiệp.

Tổ chức cần xác định cách vai trò, quyền lực và trách nhiệm được phân công, kiểm soát và phối hợp và cách thông tin chảy giữa các cấp quản lý khác nhau để đạt mục tiêu chung.

Trên thực tế để cạnh tranh với đối thủ thì ta cần chiến lược cho tổ chức để trở nên hiệu quả và tiết kiệm chi phí nhất có thể. Ví dụ: Doanh nghiệp hoạt động là do cấu trúc gắn kết bên trong, cấu trúc đó có thể là cấu trúc dọc, cấu trúc ngang, cấu trúc phân quyền hoặc ma trận.

Cấu trúc tổ chức bao gồm xác định khuôn khổ mà doanh nghiệp vận hành và cung cấp hướng dẫn cho tất cả nhân viên bằng cách đặt ra các mối quan hệ báo cáo chính thức chi phối quy trình làm việc của công ty. mọi tổ chức là có một sơ đồ tổ chức có cấu trúc tốt chỉ ra cách thức tổ chức hoạt động, cách thức quản lý, cách thông tin và được xử lý trong một tổ chức và mức độ linh hoạt hoặc phản ứng của tổ chức. (Cấu trúc ma trận, cấu trúc phòng ban, cấu trúc quy trình…) Và có thể xây dựng các cấu trúc khác nhau trong từng mô hình doanh nghiệp.

Vậy còn Sơ đồ tổ chức?

Sơ đồ tổ chức chính là mô tả trực quan nhất về cấu trúc một tổ chức. Nó phác thảo vai trò, trách nhiệm và mối quan hệ giữa các cá nhân trong một tổ chức. Một sơ đồ tổ chức có thể được sử dụng để mô tả cấu trúc của một tổ chức nói chung, hoặc được chia theo bộ phận hoặc đơn vị. 

Tổ chức lao động là hệ thống các biện pháp đảm bảo hoạt động của con người, nâng cao năng suất, giảm chi phí, chất lượng tăng, lợi nhuận max.

Khi mới khởi nghiệp, thông thường bạn sẽ không chú ý tới xây dựng sơ đồ tổ chức.

Có nhiều người nghĩ rằng “Công ty ít người, vỏn vẹn mỗi 10 người và ai cũng biết rõ vai trò của mình, tại sao lại cần xây dựng sơ đồ tổ chức cho phức tạp?“.

Nhìn chung, mọi người chỉ nghĩ rằng sơ đồ tổ chức chỉ là một bảng biểu vẽ ra phân cấp chức vụ của mỗi nhân viên trong công ty. Tuy nhiên, thực tế lại chỉ ra rằng nó còn thể hiện nhiều điều hơn chức năng đơn giản mà bạn biết này. Một sơ đồ tổ chức hoàn chỉnh thể hiện cho bạn biết nguồn lực của công ty có thực sự hợp nhất với chiến lược và tầm nhìn của bạn không. Nó có tạo ra sự rõ ràng trong các mối liên kết quy trình công việc không. Bạn sẽ có một cái nhìn thông suốt cho mỗi đội nhóm sẽ đóng góp như thế nào vào mục tiêu chung của công ty và làm thế nào các đội nhóm phối hợp giao tiếp với nhau để đảm bảo rằng mọi người đều đang đi đúng hướng trên một con thuyền do bạn chèo lái.

Dù doanh nghiệp lớn hay nhỏ cũng đều cần hoạt động với một sơ đồ tổ chức rõ ràng. Một mô hình kinh doanh có chiến lược và có chiều sâu luôn thể hiện rõ các mối quan hệ báo cáo và hỗ trợ cho giao tiếp thông tin thông suốt. Kết quả là dòng chảy quy trình công việc cực kỳ hiệu quả.

Ban lãnh đạo cấp cao chính là những người phải đưa ra quyết sách chính là họ sẽ quyết định sử dụng mô hình sơ đồ tổ chức nào mà có thể hỗ trợ tốt nhất các hoạt động nội bộ của công ty.

Hầu hết các doanh nghiệp không chú trọng đến việc xây dựng sơ đồ tổ chức một cách chuyên nghiệp và đúng đắn, vì nghĩ rằng nó không cần thiết chỉ cần phác họa sơ bộ. Thậm chí có thể chẳng thèm thay đổi suốt 1 chu kỳ dài,

Xây dựng cơ cấu tổ chức có tác dụng phân bố nguồn lực hợp lý cho từng công việc cụ thể, từ đó có thể tiết kiệm nguồn lực, hạ thấp chi phí nhân công, hạ giá thành sản phẩm.

Mặt khác, cơ cấu tổ chức có chức năng xác định rõ trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi thành viên theo quy chế của bản mô tả công việc, sơ đồ tổ chức và hệ thống phân cấp quyền hạn trong doanh nghiệp. Như vậy, có thể xác định công việc được thực hiện như thế nào, ai quản lý, ai báo cáo cho ai và quan trọng nhất là ai chịu trách nhiệm với kết quả công việc. 

Khi một cơ cấu tổ chức đã hoàn chỉnh, sẽ giúp các thành viên hiểu rõ luồng công việc để phối hợp có hiệu quả, tránh chồng chéo và tắc nghẽn dòng chảy công việc.

Có nhiều doanh nghiệp có sơ đồ tổ chức, mà không thể tối ưu hóa, không biết nên đặt ai vào vị trí này hoặc không định hướng phát triển với mục tiêu mới. Thực tế, chúng ta cần tạo sự vận động cần thiết trong tổ chức để tất cả mọi người trong mắt xích này đều linh hoạt và sẵn sàng thích ứng cho dù có thay đổi hoặc biến động nào cũng vẫn không ảnh hưởng tới sự phát triển chung.

Tất cả mọi vấn đề thực thi đều không hiệu quả nếu như không biết tổ chức này sẽ đi đâu về đâu.

Như vậy tổng kết lại, để có được cấu trúc tổ chức và sơ đồ tổ chức, chúng ta cần biết Doanh nghiệp có tầm nhìn, sứ mệnh gì? Mọi người trong tổ chức phụng sự vì mục tiêu chung nào? Mục tiêu đó như thế nào? Thì sau đó chúng ta mới có thể biết cần những con người nào, những con người đó cần khung năng lực gì để làm tốt vai trò của mình trong tổ chức.

Nói về vấn đề này còn rất nhiều điều để bàn luận, cơ bản trong bài viết này, các bạn cần hiểu rõ cấu trúc tổ chức và sơ đồ tổ chức là gì? Và nó dùng để làm gì?

Bài viết này dựa trên những trải nghiệm, kinh nghiệm và những gì tôi học được ở trường đời, ở công việc, ở các doanh nghiệp Việt Nam cũng như quốc tế.

Các vấn đề khác sẽ được viết ở các bài tiếp theo.

Sơ đồ tổ chức - SprinGO

Để việc tổ chức được hình thành sau này hoạt động có hiệu quả hay không, cần tuân thủ các nguyên tắc chung khi xây dựng cơ cấu tổ chức:

- Nguyên tắc thống nhất chỉ huy: mỗi người thừa hành chỉ có một người cấp trên và chỉ báo cáo, nhận lệnh của người đó mà thôi.

- Nguyên tắc gắn liền với mục tiêu: bộ máy phải gắn liền với mục tiêu, chức năng nhiệm vụ của tổ chức.

- Nguyên tắc hiệu quả: bộ máy phải có kết quả hoạt động cao nhất với chi phí thấp nhất.

- Nguyên tắc cân đối: các bộ phận xây dựng phải cân đối giữa quyền hành và trách nhiệm; đồng thời, cân đối khối lượng công việc giữa các bộ phận.

- Nguyên tắc linh hoạt: tổ chức phải thích nghi, đáp ứng được với những biến động của môi trường bên ngoài.

Dưới đây là một số cách để sử dụng sơ đồ tổ chức trong các giai đoạn phát triển doanh nghiệp khác nhau:

Khởi sự doanh nghiệp

Ở giai đoạn này, có thể bạn có vài nhân viên. Mọi người đều biết nhau và toàn bộ đội ngũ nhân viên đều làm việc chăm chỉ để hoàn thành mọi việc, do vậy việc xây dựng sơ đồ tổ chức ở giai đoạn này luôn có ưu tiên rất thấp. Tuy nhiên, theo cuốn sách “The E-Myth – Để xây dựng doanh nghiệp hiệu quả” của Michael E. Gerber thì đây lại là thời điểm lý tưởng nhất thiết lập trạng thái và cấu trúc của doanh nghiệp sẽ vận hành như thế nào trong tương lai.

Tạo các vai trò và chức năng chính, rồi sau đó điền tên những người đang chịu trách nhiệm, thậm chí nếu có một tên xuất hiện trong nhiều ô cũng không sao. Lợi ích chiến lược của việc này là nó buộc các chủ sở hữu doanh nghiệp thiết lập một tầm nhìn họ sẽ trở thành cái gì một cách hữu ý. Ở một mức độ khéo léo hơn, thậm chí chỉ cần với nhóm nhân viên nhỏ, việc này cũng có thể giúp tránh trùng lặp trách nhiệm hay bị lọt khe mất các nhiệm vụ cần phải làm trong công cuộc phát triển doanh nghiệp.

Giai đoạn phát triển

Kinh doanh phát triển đồng nghĩa với việc thêm nhân sự và thêm phức tạp. Nếu có sẵn cơ cấu tổ chức trong tay sẽ dễ hơn nhiều và ít bị xáo trộn trong quá trình hợp nhất nhân sự và làm rõ được ngay vai trò và trách nhiệm của họ. Thay vì nó trong đầu của người chủ doanh nghiệp, sơ đồ tổ chức cần phải được xem là một bản đồ chỉ dẫn nhân viên họ cần đi đến đâu, họ cần làm việc với ai để hoàn thành nhiệm vụ và mục tiêu của họ. Điều đó thực sự thúc đẩy hiệu quả và tiếp tục tăng trưởng.

Ở tại thời điểm phát triển này, doanh nghiệp cần thiết phải thêm vào các cấp quản lý, vì vậy sơ đồ tổ chức hỗ trợ một số nhu cầu liên quan tới Quản lý Nhân sự. Nó giúp báo cáo các mối quan hệ nhân sự, do vậy mà trách nhiệm đối với việc quản lý hiệu quả của người lao động trở nên rõ ràng. Nó cũng hỗ trợ xem việc bảo đảm khoảng kiểm soát, hay số cấp dưới của mỗi người giám sát, là hợp lý và có hiệu quả chưa. Và nó xác định rõ được phát triển nghề nghiệp và các cơ hội đào tạo nhân sự.

Phát triển vững mạnh

Ở giai đoạn này, doanh nghiệp vẫn tiếp tục phát triển nhưng ở tỷ lệ chậm hơn. Phần lớn việc cập nhật sơ đồ tổ chức là thay đổi tên nhân sự đến và đi khỏi doanh nghiệp. Tuy nhiên, thay đổi luôn diễn ra, dù có bị tác động bởi ngoại cảnh hay nội bộ thì nhà lãnh đạo phải liên tục cảnh giác và điều chỉnh cơ cấu doanh nghiệp khi cần thiết. Thường xuyên xem xét và cập nhật sở đồ tô chức, kiểm tra xem cấu trúc cơ bản vẫn vận hành tốt và xác định thêm xem phần nào cần cải thiện.

Xây dựng và duy trì một sơ đồ tổ chức là một yếu tố quan trọng và chiến lược trong kế hoạch kinh doanh, dù doanh nghiệp đang phát triển ở giai đoạn nào hay to đến đâu. Là một phần mở rộng của cơ cấu, sơ đồ tổ chức là đại diện hữu hình của phong cách làm việc, nó là một công cụ mạnh mẽ hợp nhất mọi người đạt được kết quả.

Doanh nghiệp bạn đã có sơ đồ tổ chức chưa? Lần cuối bạn cập nhật nó khi nào? Sơ đồ tổ chức doanh nghiệp hiện tại có hỗ trợ hiệu quả để đạt được sứ mệnh và tầm nhìn của bạn không? 

SprinGO sẽ giúp bạn thiết kế tổ chức và xây dựng sơ đồ tổ chức linh hoạt, phù hợp cho mục tiêu phát triển doanh nghiệp của bạn!

SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.

Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call, nhắn tin...)

Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)

Email: hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Rất hy vọng giải pháp sẽ mang lại trải nghiệm tốt nhất cho Quý khách.

Trân trọng cám ơn và rất mong được hợp tác với Quý Khách hàng!

(Bài viết được chúng tôi tham khảo và biên tập lại thông tin từ một số nguồn)