KIỂM TOÁN NHÂN SỰ – HR AUDIT

KIỂM TOÁN NHÂN SỰ – HR AUDIT

Kiểm toán nguồn nhân lực - Ý nghĩa, các giai đoạn và ưu điểm của nó

Kiểm toán Nguồn nhân lực là một phương pháp toàn diện nhằm xác minh khách quan và có hệ thống các thông lệ, tài liệu, chính sách và thủ tục hiện hành phổ biến trong hệ thống nhân sự của tổ chức. Đánh giá nhân sự hiệu quả giúp xác định nhu cầu cải tiến và nâng cao chức năng nhân sự. Nó cũng hướng dẫn tổ chức duy trì sự tuân thủ các quy tắc và quy định luôn thay đổi. Do đó, kiểm toán nhân sự giúp phân tích khoảng cách giữa 'chức năng nhân sự hiện tại là gì' và 'điều gì nên / có thể là chức năng nhân sự tốt nhất có thể' trong tổ chức.

Mặc dù kiểm toán nhân sự không bắt buộc như kiểm toán tài chính, nhưng các tổ chức ngày nay đang lựa chọn kiểm toán nhân sự thường xuyên để kiểm tra hệ thống nhân sự hiện có phù hợp với các chính sách, chiến lược và mục tiêu của tổ chức và các yêu cầu pháp lý. Người đánh giá có thể là người nội bộ hoặc bên ngoài tổ chức. Nói chung, các công ty tư vấn nhân sự cung cấp dịch vụ của các chuyên gia đánh giá nhân sự bên ngoài.

Lãnh đạo cao nhất cần thiết lập các điều khoản và phạm vi đánh giá một cách rõ ràng trước công ty bên ngoài để cuộc đánh giá thành công. Điều này bao gồm việc xác định mục đích chính xác của việc kiểm toán, kiểm tra việc tuân thủ các yêu cầu pháp lý và chính sách của tổ chức, xác định các khu vực vấn đề để tránh tình trạng khủng hoảng bằng cách lập kế hoạch phù hợp, phân tích cách thức để phục vụ tốt hơn nhu cầu của các bên liên quan - nhân viên, đối tác hoặc xã hội, đo lường quy trình làm việc, tìm kiếm các cơ hội liên quan đến nhân sự có sẵn trong tổ chức, xử lý tình huống mua bán và sáp nhập, v.v.

Các thành phần chính của hệ thống nhân sự thường được đánh giá bao gồm - tài liệu, mô tả công việc, chính sách nhân sự, chính sách pháp luật, tuyển dụng và lựa chọn, đào tạo và phát triển, hệ thống đãi ngộ và lợi ích của nhân viên, quản lý nghề nghiệp, quan hệ nhân viên, quá trình đo lường và đánh giá hiệu suất, chấm dứt hoạt động , các chỉ số hiệu suất chính và Hệ thống Thông tin Nhân sự (HRIS).

Toàn bộ quá trình đánh giá nhân sự được phân đoạn rộng rãi theo các giai đoạn sau: thông tin trước khi đánh giá, đánh giá tại chỗ, xem xét hồ sơ và báo cáo đánh giá .

Ba giai đoạn đầu liên quan đến việc thu thập rộng rãi thông tin định lượng cũng như định tính. Phương pháp thu thập thông tin phụ thuộc vào quy mô của đối tượng mục tiêu, thời gian sẵn có và loại dữ liệu cần thu thập. Giai đoạn thông tin trước đánh giá bao gồm việc xem xét các chính sách của tổ chức, sổ tay nhân sự, sổ tay nhân viên, báo cáo, v.v. là những cơ sở để làm việc trong tổ chức. Giai đoạn tiếp theo của đánh giá tại chỗ, bao gồm bảng câu hỏi, phỏng vấn, quan sát, thảo luận không chính thức, khảo sát hoặc kết hợp các phương pháp như vậy để có được các đầu vào cần thiết từ các thành viên của tổ chức. Giai đoạn xem xét hồ sơ yêu cầu quét chi tiết hồ sơ nhân sự hiện tại, hồ sơ của nhân viên, sự vắng mặt của nhân viên và thống kê doanh thu, thông báo, yêu cầu bồi thường, đánh giá hiệu suất, v.v.

Sử dụng dữ liệu thu thập được, danh sách kiểm tra nhân sự được hoàn thành, đây là phương pháp được sử dụng rộng rãi để thực hiện kiểm toán nhân sự. Trong phương pháp danh sách kiểm tra, danh sách tất cả các chi tiết hệ thống đang được kiểm tra, các chính sách, thủ tục hoặc thông lệ, được tạo ra một cách tuần tự. Đối với từng hạng mục cụ thể, thực hành thực tế như sau của tổ chức được đề cập. Thực hành được xác định và thực hành thực tế sau đó được so sánh để xác định sự tuân thủ giữa hai phương pháp này cũng như phân tích độ lệch so với việc tuân thủ. Trên cơ sở phân tích này, báo cáo kiểm toán cuối cùng được tuân thủ với các kết luận và khuyến nghị thích hợp nêu bật những điểm mạnh và điểm yếu của chức năng nhân sự cùng với những cải tiến cần thiết theo yêu cầu.

Do đó, kiểm toán nhân sự góp phần hướng tới việc sử dụng tốt nhất các nguồn lực nội bộ và tối đa hóa hiệu quả của nguồn nhân lực trong tổ chức. Đồng thời, nó rất hữu ích trong việc hợp lý hóa các quy trình và thực hành nhân sự với các tiêu chuẩn và thông lệ tốt nhất trong ngành.

Mục tiêu của kiểm toán nhân sự

   Kiểm toán nhân sự được thực hiện nhằm hiện thực hóa một số mục tiêu chính:

   Xem xét hoạt động của Phòng Nhân sự và các hoạt động liên quan để đánh giá hiệu quả thực hiện các chính sách khác nhau nhằm thực hiện mục tiêu chung của doanh nghiệp.

   Xác định và chỉ ra những thiếu sót, thất bại, những bất thường trong việc thực hiện các chính sách, thủ tục, thực tiễn cũng như chỉ thị của Bộ phận Nhân sự và từ đó đề xuất các biện pháp khắc phục.

   Biết được các yếu tố gây bất lợi cho việc không thực hiện hoặc thực hiện sai các chương trình và hoạt động theo kế hoạch.

   Đề xuất các biện pháp để kịp thời khắc phục những sai sót, thiếu sót nếu có để có định hướng trong tương lai và hỗ trợ đắc lực cho việc tư vấn Phòng Nhân sự sao cho công việc đạt hiệu quả cao nhất.

  Đánh giá cán bộ, nhân viên dựa trên Báo cáo Thẩm định Kết quả và đề xuất các khuyến nghị phù hợp nhằm nâng cao hiệu quả công việc của nhân viên.

  Đánh giá biểu đồ công việc của nhân viên quản trị nhân sự, của quản lý nhân sự, các nhân viên hành chính, nhân viên tuyển dụng, cho dù họ đã thực hiện các chỉ thị và hướng dẫn để quản lý nhân lực có hiệu quả trong các đơn vị của mình hay chưa.

Quy trình kiểm toán hệ thống nguồn nhân lực

Quy trình kiểm toán nhân sự thường được thực hiện qua 5 bước:

Bước 1: Xác định phạm vi kiểm toán và hoàn thiện hệ thống bảng khảo sát các vấn đề cần kiểm toán. Bước đầu tiên thực hiện kiểm toán nhân sự là xác định phạm vi kiểm toán. Nếu một cuộc kiểm toán nhân sự chưa bao giờ được tiến hành thì nên xem xét lại toàn diện các chính sách và thủ tục. Trong tương lai, các doanh nghiệp có thể lựa chọn tiến hành kiểm toán tập trung vào các chức năng nhân sự cụ thể như biên chế hoặc lưu giữ hồ sơ. Về hệ thống bảng khảo sát, danh sách bảng câu hỏi được áp dụng cho bộ phận nhân sự sẽ được đưa ra cho khách hàng

trước khi bắt đầu kiểm toán dựa trên nhu cầu của từng doanh nghiệp.

Bước 2: Thu thập dữ liệu: Thu thập dữ liệu là một quá trình quan trọng để đánh giá thực tế áp dụng quy trình quản lý nguồn nhân lực trong doanh nghiệp. Khi kiểm toán bắt đầu, nhóm kiểm toán phải thu thập tất cả các tài liệu và biểu mẫu áp dụng trong phạm vi kiểm toán. Có thể sử

dụng bảng khảo sát để thu thập dữ liệu, bảng khảo sát sẽ giúp làm sáng tỏ những quy trình, chính sách đang được áp dụng để tìm giải pháp cải tiến.

Bước 3: Kết quả phân tích: dữ liệu sau khi khảo sát sẽ được phân tích, đánh giá và hoàn thiện báo cáo cho lãnh đạo doanh nghiệp. Cần tạo một báo cáo với những phát hiện của kiểm toán, báo cáo này nên xác định bất kỳ điểm mạnh và điểm yếu nào được tìm thấy trong quá trình kiểm toán, đồng thời đưa ra các khuyến nghị để sửa chữa các trường hợp không tuân thủ.

Bước 4: Kế hoạch hành động:

Các hạng mục hành động có thể bao gồm các thay đổi đối với chính sách, thủ tục hay thực tiễn đào tạo. Các doanh nghiệp cũng nên xem xét các nguồn lực sẵn có của họ khi thiết lập một tiến trình sửa chữa các vấn đề không tuân thủ và phải đảm bảo rằng các khắc phục này phải thực tế và khả thi. Ngoài ra, các doanh nghiệp cũng nên thực hiện các biện pháp để đảm bảo thông tin kiểm toán được giữ bí mật và được bảo vệ khỏi sự tiết lộ không chủ ý.

Bước 5: Hoạt động cải tiến: Một khi các biện pháp khắc phục đã được thực hiện, các doanh nghiệp nên liên tục theo dõi và định kỳ xem xét các quy trình mới hoặc thủ tục mới để đảm bảo sự tuân thủ của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cũng nên cải tiến không ngừng thực tế triển khai

những quy định chính sách về nhân sự, không ngừng hoàn thiện hệ thống quản lý nguồn lực phù hợp với chiến lược kinh doanh dài hạn đã đề ra.

SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.

Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call, nhắn tin...)

Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo cá nhân: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)

Email: hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội