Dịch vụ xây dựng quy trình và Chuyển đổi số
Đừng để quy trình trở thành gánh nặng – Cách xây đúng để vận hành trơn tru
Dịch vụ xây dựng quy trình và Chuyển đổi số
Nhiều doanh nghiệp đã nỗ lực đầu tư thời gian và nguồn lực để xây dựng hệ thống quy trình bài bản. Một số công ty có đến hàng trăm quy trình bao phủ toàn bộ các phòng ban – từ front office đến back office.
Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, ban lãnh đạo nhận ra một thực tế đáng lo ngại: hệ thống quy trình dù được thiết lập đầy đủ nhưng không mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Những vấn đề thường gặp trong hệ thống quy trình:
Quy trình bị chồng chéo, dài dòng nhưng lại khó tinh gọn do thiếu tư duy tổng thể khi thiết kế.
Nhiều quy trình thiếu hiệu quả trong vận hành thực tế, không phù hợp với thực tế công việc hoặc văn hóa tổ chức.
Hệ thống quy trình khó kiểm soát, không có công cụ đo lường mức độ tuân thủ hoặc hiệu suất hoạt động.
Người thực hiện không hiểu hoặc không thấy giá trị, dẫn đến việc làm cho có hoặc bỏ qua quy trình.
Điển hình như tại một doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, họ đã xây dựng hơn 100 quy trình cho 14 phòng ban. Nhưng sau khi vận hành, Ban Giám đốc đánh giá rằng hệ thống này đang trở thành gánh nặng: khó cải tiến, khó kiểm soát và gần như không đo lường được hiệu quả.
Câu hỏi lớn đặt ra:
Làm sao để tinh gọn hệ thống quy trình đã có? Làm sao để đo lường được hiệu quả thật sự của từng quy trình trong vận hành thực tế?
Đây không chỉ là câu hỏi của một doanh nghiệp, mà là nỗi trăn trở chung của rất nhiều tổ chức hiện nay.
Tư duy lại về quản trị quy trình: Viết ít hơn nhưng dùng được
Hệ thống quy trình chỉ có ý nghĩa khi:
Dễ hiểu – Dễ áp dụng – Dễ kiểm soát
Có thể đo lường và cải tiến liên tục
Phù hợp với thực tế vận hành và được đội ngũ sử dụng thường xuyên
Thay vì tiếp tục viết thêm các quy trình, doanh nghiệp cần bước lùi lại và xem xét lại toàn bộ hệ thống đang có.
Hướng tiếp cận để cải tổ hệ thống quy trình hiệu quả
Đánh giá lại toàn bộ hệ thống quy trình bằng các công cụ như SIPOC, GAP Analysis, Process Mapping.
Tái cấu trúc hệ thống: phân nhóm quy trình theo chuỗi giá trị, loại bỏ những quy trình không cần thiết, hợp nhất những nội dung bị trùng lặp.
Đưa vào các chỉ số đo hiệu quả quy trình: thời gian xử lý, tỷ lệ đúng hạn, mức độ tuân thủ, phản hồi từ người dùng/quản lý.
Chuẩn hóa ngôn ngữ và biểu mẫu để mọi thành viên dễ hiểu, dễ làm theo.
Số hóa quy trình để dễ truy cập, dễ kiểm tra và tự động hóa bước kiểm soát khi cần thiết.
Thay đổi từ tư duy "viết cho có" sang "quy trình tạo giá trị"
Một hệ thống quy trình tốt không nằm ở số lượng mà ở tính hiệu quả khi đưa vào thực tế.
Viết quy trình là một việc, nhưng giúp quy trình sống, phát huy giá trị và trở thành công cụ quản trị thực sự mới là điều doanh nghiệp cần hướng tới.
Dịch vụ tư vấn tinh gọn và tối ưu hệ thống quy trình – SprinGO
SprinGO đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng và tái cấu trúc hệ thống quy trình vận hành, giúp quy trình trở nên tinh gọn, dễ áp dụng, đo lường được hiệu quả và cải tiến liên tục.
Chúng tôi giúp bạn giải quyết tận gốc 3 vấn đề cốt lõi:
Gói dịch vụ nổi bật
Lý do chọn SprinGO
Hệ thống quy trình không nên là “sổ tay” chỉ để trình bày, mà phải là công cụ vận hành sống, tạo ra hiệu quả thực tế mỗi ngày.
SprinGO – Tối ưu quy trình, tăng tốc vận hành.
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
Đơn vị tư vấn đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng & cải tiến hệ thống quy trình vận hành cho doanh nghiệp?
Công ty chúng tôi có trên 10 năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng & cải tiến hệ thống quy trình vận hành cho nhiều loại hình doanh nghiệp trong các ngành như: sản xuất, thương mại, dịch vụ và chuỗi bán lẻ. Hồ sơ năng lực chi tiết đính kèm theo khi khách hàng yêu cầu.
Đội ngũ tư vấn gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị quy trình, vận hành doanh nghiệp và dịch vụ khách hàng. Có kinh nghiệm triển khai hệ thống quy trình tinh gọn tại các lĩnh vực khác nhau.
Đội ngũ tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với chúng tôi gồm những ai? Có chuyên gia nào chuyên về dịch vụ khách hàng không?
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm về quản trị doanh nghiệp, tổ chức, nhân sự, cải tiến quy trình, từng làm việc tại các công ty từ nhỏ tới lớn và đa dạng kinh nghiệm, trải nghiệm.
Phạm vi các dự án rất đa dạng, bao gồm:
- Xây dựng chiến lược và lộ trình CĐS tổng thể cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Thiết kế và số hóa quy trình tích hợp trên toàn chuỗi giá trị (từ front office đến back office);
- Tư vấn và triển khai số hóa quy trình cho từng lĩnh vực cụ thể như: bán hàng và kênh phân phối; tài chính - kế toán; quản trị nhân sự; vận hành chuỗi cung ứng; dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng; marketing số; quản trị điều hành nội bộ;
- Chuẩn hóa hệ thống KPI/OKR và xây dựng Dashboard số phục vụ giám sát vận hành và hỗ trợ ra quyết định;
- Tư vấn tích hợp quy trình số hóa với hệ sinh thái công nghệ hiện có (ERP, CRM, BPM, E-Office), đảm bảo đồng bộ và khả năng mở rộng.
Các doanh nghiệp sau khi tư vấn và nghiêm túc áp dụng đều có được các kết quả rất khả quan.
- Gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng
- Tăng cường chất lượng dịch vụ nội bộ
- Giảm thời gian xử lý quy trình từ 20–50%,
- Tăng khả năng kiểm soát và minh bạch dữ liệu vận hành, giúp lãnh đạo ra quyết định trên nền dữ liệu số.
Về phương pháp & công cụ sử dụng đánh giá và cải tiến quy trình?
Chúng tôi áp dụng các phương pháp:
- Phân tích giá trị gia tăng (Value Stream Mapping),
- Phân tích thời gian chu trình (Cycle Time Analysis),
- Khảo sát nội bộ, phỏng vấn sâu,
- Phân tích KPI hiện tại so với benchmark
Chúng tôi tiếp cận việc đo lường hiệu quả quy trình một cách toàn diện, không chỉ đánh giá năng suất và chất lượng thực thi mà còn đảm bảo sự phù hợp với năng lực vận hành, công nghệ và trải nghiệm người dùng.
Chúng tôi xây dựng cấu trúc hệ thống tài liệu quản trị nội bộ đồng bộ giữa quy chế, quy định và quy trình, bám sát chuỗi giá trị công việc. Quy trình được thiết kế theo cấu trúc Quy trình tổng quát (Master Process) đảm bảo tính hệ thống và khả năng quản trị nhất quán; các quy trình chi tiết đảm bảo tính thực thi rõ ràng, dễ hiểu, thân thiện với người dùng, tích hợp biểu mẫu, timeline, tiêu chuẩn dịch vụ (SLA) và hướng dẫn xử lý tình huống bất thường. Quy trình được thiết kế tránh bệnh hình thức, tiểu tiết, khó theo dõi, đảm bảo giá trị thực tiễn khi áp dụng.
Để đo lường hiệu quả quy trình, SprinGO áp dụng bộ công cụ trên 3 cấp độ:**
Cấp độ vận hành: áp dụng các KPI như Cycle Time, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, năng suất, chi phí vận hành trên mỗi đầu ra, giúp đo lường hiệu quả thực thi cụ thể của từng quy trình.
Cấp độ quản trị: thiết kế Dashboard KPI/OKR, hỗ trợ lãnh đạo giám sát toàn diện hiệu quả quy trình và ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Cấp độ trải nghiệm người dùng: phân tích phản ứng và cảm nhận của nhân viên, khách hàng tại các điểm chạm của quy trình. Một quy trình kiểm soát tốt nhưng nếu cứng nhắc, phức tạp, không phù hợp với năng lực công nghệ, văn hóa doanh nghiệp hoặc kỳ vọng trải nghiệm, sẽ làm giảm hiệu quả thực tế. SprinGO sử dụng Value Stream Mapping (VSM) kết hợp với phân tích Customer & Employee Experience để xác định các điểm nghẽn trải nghiệm, đảm bảo quy trình vừa hiệu quả về kiểm soát, vừa thân thiện và dễ chấp nhận cho người dùng.
Các công cụ này được thiết kế đồng bộ hoặc tích hợp linh hoạt trên nền tảng công nghệ hiện có và dự kiến của doanh nghiệp (ERP, CRM, DMS, HRIS, E-Office), đảm bảo khả năng giám sát và cải tiến liên tục.
Làm sao để xác định được quy trình nào đang gây lãng phí hoặc không hiệu quả?
SPRINGO áp dụng phương pháp phân tích đa chiều để xác định các quy trình gây lãng phí hoặc không hiệu quả, bao gồm:
Phân tích giá trị (Value Analysis): sử dụng Value Stream Mapping (VSM) để nhận diện các bước không tạo giá trị (Non-Value Added), các điểm nghẽn và lãng phí trong quy trình.
Đo lường hiệu suất: đánh giá các KPI vận hành như Cycle Time, tỷ lệ lỗi, chi phí trên mỗi đơn vị đầu ra, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn để so sánh với chuẩn nội bộ và thông lệ tốt.
Đánh giá trải nghiệm người dùng: thu thập phản hồi của nhân viên và khách hàng để phát hiện các quy trình gây cứng nhắc, khó sử dụng hoặc làm giảm trải nghiệm.
Soát xét tính phù hợp: đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với công nghệ, năng lực thực thi và bối cảnh văn hóa doanh nghiệp.
Từ các phân tích này, SPRINGO giúp doanh nghiệp xác định rõ những quy trình cần được tinh gọn, cải tiến hoặc tái thiết kế để nâng cao hiệu quả và trải nghiệm.
Có thể chia sẻ một bản mẫu đánh giá chuẩn hóa quy trình không?
SPRINGO có bộ template đánh giá quy trình gồm các phần:
1. Thông tin chung về quy trình
2. Mục tiêu quy trình
3. Mô tả quy trình hiện tại
4. Phân tích các điểm nghẽn
5. Đề xuất cải tiến
6. Chỉ số đánh giá hiệu quả quy trình
(SPRINGO sẽ gửi template khi có trao đổi chi tiết hơn với Doanh nghiệp)
Về thiết kế và chuẩn hóa quy trình?
Đơn vị tư vấn có thực hiện đào tạo nội bộ cho nhân viên về tư duy quy trình, chuẩn hóa, cải tiến không?
SPRINGO luôn tích hợp hoạt động đào tạo, huấn luyện và đồng hành trong các dự án tư vấn, đặc biệt với các dự án thiết kế và chuẩn hóa quy trình. Hoạt động đào tạo được thiết kế theo lộ trình sau:
Đào tạo thay đổi tư duy, nhận thức: giúp lãnh đạo và nhân viên hiểu rõ vai trò của tư duy quy trình, chuẩn hóa và cải tiến trong nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm người dùng.
Đào tạo phương pháp luận, công cụ: trang bị cho nhân sự chủ chốt phương pháp luận, công cụ triển khai và cách tiếp cận thống nhất trong xây dựng, cải tiến quy trình.
Đào tạo theo hướng đồng hành và chuyển giao: đội ngũ nội bộ được huấn luyện song hành cùng chuyên gia SPRINGO trong quá trình thiết kế, chuẩn hóa, cải tiến quy trình, đảm bảo nắm vững phương pháp và xử lý tốt các vấn đề thực tiễn đặc thù.
Nội dung, phương thức đào tạo được điều chỉnh linh hoạt theo từng nhóm đối tượng (lãnh đạo, quản lý trung gian, nhân viên thực thi), đảm bảo doanh nghiệp có thể chủ động duy trì, cải tiến và nhân rộng các quy trình hiệu quả sau dự án.
Khi triển khai, đơn vị có phân tích “quy trình người dùng thực hiện – customer journey – và những điểm chạm cần cải tiến” không?
Với tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, SPRINGO luôn coi việc phân tích, đánh giá trải nghiệm khách hàng, xây dựng hành trình trải nghiệm khách hàng (Customer Journey) với các điểm chạm (touchpoints) quan trọng là một trong những cơ sở để phân tích điểm nghẽn và xác định phạm vi cần cải tiến.
Phân tích này giúp nhận diện rõ các trải nghiệm, cảm nhận và phản ứng của người dùng (cả nhân viên nội bộ và khách hàng) tại từng điểm chạm trong quy trình. Trên cơ sở đó, SPRINGO đề xuất các cải tiến phù hợp để đảm bảo quy trình không chỉ hiệu quả về mặt vận hành mà còn thân thiện, thuận tiện, phù hợp với năng lực người dùng, văn hóa doanh nghiệp và yêu cầu công nghệ.
Làm sao để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình mới?
SPRINGO áp dụng cách tiếp cận đồng bộ để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình mới, trong đó quản lý sự thay đổi (Change Management) là yếu tố xuyên suốt. Cụ thể gồm các bước:
Truyền thông và đào tạo nhận thức: truyền thông rõ ràng mục tiêu, lợi ích của quy trình mới, tổ chức đào tạo để nhân viên hiểu ý nghĩa, nội dung và cách vận hành quy trình.
Quản lý sự thay đổi thông qua:
Thiết lập cơ chế giám sát, phản hồi và khen thưởng, kỷ luật: tích hợp KPI/OKR liên quan vào hệ thống quản trị, thiết lập cơ chế giám sát, phản hồi, khen thưởng, kỳ luật và cải tiến liên tục để duy trì sự tuân thủ và hiệu quả vận hành.
Về giải pháp hỗ trợ chuyển đổi số
Đơn vị tư vấn có cung cấp giải pháp số hóa quy trình (Workflow) hoặc có đối tác triển khai BPM không?
SPRINGO tư vấn thiết kế, tối ưu hóa và số hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp, đồng thời phối hợp với các đối tác công nghệ để triển khai các nền tảng BPM/Workflow phù hợp.
Trong các dự án số hóa quy trình, SPRINGO thực hiện các hoạt động cụ thể:
SPRINGO có kinh nghiệm triển khai các dự án số hóa quy trình trên nền tảng ERP, BPM, E-Office, các Workflow Engine cho nhiều loại hình doanh nghiệp, với vai trò tư vấn độc lập, giúp khách hàng lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực.
Trong hệ sinh thái của SPRINGO có công ty phát triển phần mềm.
Trong quá trình tư vấn, SPRINGO luôn đảm bảo thiết kế quy trình theo hướng:
Với vai trò tư vấn độc lập, SPRINGO luôn hướng tới giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của các hệ thống công nghệ hiện có và mới triển khai thông qua việc thiết kế các quy trình tích hợp thông minh và tối ưu.
Dịch vụ xây dựng quy trình và Chuyển đổi số
Nhiều doanh nghiệp đã nỗ lực đầu tư thời gian và nguồn lực để xây dựng hệ thống quy trình bài bản. Một số công ty có đến hàng trăm quy trình bao phủ toàn bộ các phòng ban – từ front office đến back office.
Tuy nhiên, sau một thời gian vận hành, ban lãnh đạo nhận ra một thực tế đáng lo ngại: hệ thống quy trình dù được thiết lập đầy đủ nhưng không mang lại hiệu quả như kỳ vọng.
Những vấn đề thường gặp trong hệ thống quy trình:
Quy trình bị chồng chéo, dài dòng nhưng lại khó tinh gọn do thiếu tư duy tổng thể khi thiết kế.
Nhiều quy trình thiếu hiệu quả trong vận hành thực tế, không phù hợp với thực tế công việc hoặc văn hóa tổ chức.
Hệ thống quy trình khó kiểm soát, không có công cụ đo lường mức độ tuân thủ hoặc hiệu suất hoạt động.
Người thực hiện không hiểu hoặc không thấy giá trị, dẫn đến việc làm cho có hoặc bỏ qua quy trình.
Điển hình như tại một doanh nghiệp trong lĩnh vực dịch vụ, họ đã xây dựng hơn 100 quy trình cho 14 phòng ban. Nhưng sau khi vận hành, Ban Giám đốc đánh giá rằng hệ thống này đang trở thành gánh nặng: khó cải tiến, khó kiểm soát và gần như không đo lường được hiệu quả.
Câu hỏi lớn đặt ra:
Làm sao để tinh gọn hệ thống quy trình đã có? Làm sao để đo lường được hiệu quả thật sự của từng quy trình trong vận hành thực tế?
Đây không chỉ là câu hỏi của một doanh nghiệp, mà là nỗi trăn trở chung của rất nhiều tổ chức hiện nay.
Tư duy lại về quản trị quy trình: Viết ít hơn nhưng dùng được
Hệ thống quy trình chỉ có ý nghĩa khi:
Dễ hiểu – Dễ áp dụng – Dễ kiểm soát
Có thể đo lường và cải tiến liên tục
Phù hợp với thực tế vận hành và được đội ngũ sử dụng thường xuyên
Thay vì tiếp tục viết thêm các quy trình, doanh nghiệp cần bước lùi lại và xem xét lại toàn bộ hệ thống đang có.
Hướng tiếp cận để cải tổ hệ thống quy trình hiệu quả
Đánh giá lại toàn bộ hệ thống quy trình bằng các công cụ như SIPOC, GAP Analysis, Process Mapping.
Tái cấu trúc hệ thống: phân nhóm quy trình theo chuỗi giá trị, loại bỏ những quy trình không cần thiết, hợp nhất những nội dung bị trùng lặp.
Đưa vào các chỉ số đo hiệu quả quy trình: thời gian xử lý, tỷ lệ đúng hạn, mức độ tuân thủ, phản hồi từ người dùng/quản lý.
Chuẩn hóa ngôn ngữ và biểu mẫu để mọi thành viên dễ hiểu, dễ làm theo.
Số hóa quy trình để dễ truy cập, dễ kiểm tra và tự động hóa bước kiểm soát khi cần thiết.
Thay đổi từ tư duy "viết cho có" sang "quy trình tạo giá trị"
Một hệ thống quy trình tốt không nằm ở số lượng mà ở tính hiệu quả khi đưa vào thực tế.
Viết quy trình là một việc, nhưng giúp quy trình sống, phát huy giá trị và trở thành công cụ quản trị thực sự mới là điều doanh nghiệp cần hướng tới.
Dịch vụ tư vấn tinh gọn và tối ưu hệ thống quy trình – SprinGO
SprinGO đồng hành cùng doanh nghiệp xây dựng và tái cấu trúc hệ thống quy trình vận hành, giúp quy trình trở nên tinh gọn, dễ áp dụng, đo lường được hiệu quả và cải tiến liên tục.
Chúng tôi giúp bạn giải quyết tận gốc 3 vấn đề cốt lõi:
Gói dịch vụ nổi bật
Lý do chọn SprinGO
Hệ thống quy trình không nên là “sổ tay” chỉ để trình bày, mà phải là công cụ vận hành sống, tạo ra hiệu quả thực tế mỗi ngày.
SprinGO – Tối ưu quy trình, tăng tốc vận hành.
CÁC CÂU HỎI THƯỜNG GẶP:
Đơn vị tư vấn đã có bao nhiêu năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng & cải tiến hệ thống quy trình vận hành cho doanh nghiệp?
Công ty chúng tôi có trên 10 năm kinh nghiệm tư vấn xây dựng & cải tiến hệ thống quy trình vận hành cho nhiều loại hình doanh nghiệp trong các ngành như: sản xuất, thương mại, dịch vụ và chuỗi bán lẻ. Hồ sơ năng lực chi tiết đính kèm theo khi khách hàng yêu cầu.
Đội ngũ tư vấn gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm trong lĩnh vực quản trị quy trình, vận hành doanh nghiệp và dịch vụ khách hàng. Có kinh nghiệm triển khai hệ thống quy trình tinh gọn tại các lĩnh vực khác nhau.
Đội ngũ tư vấn sẽ trực tiếp làm việc với chúng tôi gồm những ai? Có chuyên gia nào chuyên về dịch vụ khách hàng không?
Đội ngũ tư vấn của chúng tôi gồm các chuyên gia giàu kinh nghiệm về quản trị doanh nghiệp, tổ chức, nhân sự, cải tiến quy trình, từng làm việc tại các công ty từ nhỏ tới lớn và đa dạng kinh nghiệm, trải nghiệm.
Phạm vi các dự án rất đa dạng, bao gồm:
- Xây dựng chiến lược và lộ trình CĐS tổng thể cho toàn bộ hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp;
- Thiết kế và số hóa quy trình tích hợp trên toàn chuỗi giá trị (từ front office đến back office);
- Tư vấn và triển khai số hóa quy trình cho từng lĩnh vực cụ thể như: bán hàng và kênh phân phối; tài chính - kế toán; quản trị nhân sự; vận hành chuỗi cung ứng; dịch vụ khách hàng và trải nghiệm khách hàng; marketing số; quản trị điều hành nội bộ;
- Chuẩn hóa hệ thống KPI/OKR và xây dựng Dashboard số phục vụ giám sát vận hành và hỗ trợ ra quyết định;
- Tư vấn tích hợp quy trình số hóa với hệ sinh thái công nghệ hiện có (ERP, CRM, BPM, E-Office), đảm bảo đồng bộ và khả năng mở rộng.
Các doanh nghiệp sau khi tư vấn và nghiêm túc áp dụng đều có được các kết quả rất khả quan.
- Gia tăng mức độ hài lòng của khách hàng
- Tăng cường chất lượng dịch vụ nội bộ
- Giảm thời gian xử lý quy trình từ 20–50%,
- Tăng khả năng kiểm soát và minh bạch dữ liệu vận hành, giúp lãnh đạo ra quyết định trên nền dữ liệu số.
Về phương pháp & công cụ sử dụng đánh giá và cải tiến quy trình?
Chúng tôi áp dụng các phương pháp:
- Phân tích giá trị gia tăng (Value Stream Mapping),
- Phân tích thời gian chu trình (Cycle Time Analysis),
- Khảo sát nội bộ, phỏng vấn sâu,
- Phân tích KPI hiện tại so với benchmark
Chúng tôi tiếp cận việc đo lường hiệu quả quy trình một cách toàn diện, không chỉ đánh giá năng suất và chất lượng thực thi mà còn đảm bảo sự phù hợp với năng lực vận hành, công nghệ và trải nghiệm người dùng.
Chúng tôi xây dựng cấu trúc hệ thống tài liệu quản trị nội bộ đồng bộ giữa quy chế, quy định và quy trình, bám sát chuỗi giá trị công việc. Quy trình được thiết kế theo cấu trúc Quy trình tổng quát (Master Process) đảm bảo tính hệ thống và khả năng quản trị nhất quán; các quy trình chi tiết đảm bảo tính thực thi rõ ràng, dễ hiểu, thân thiện với người dùng, tích hợp biểu mẫu, timeline, tiêu chuẩn dịch vụ (SLA) và hướng dẫn xử lý tình huống bất thường. Quy trình được thiết kế tránh bệnh hình thức, tiểu tiết, khó theo dõi, đảm bảo giá trị thực tiễn khi áp dụng.
Để đo lường hiệu quả quy trình, SprinGO áp dụng bộ công cụ trên 3 cấp độ:**
Cấp độ vận hành: áp dụng các KPI như Cycle Time, tỷ lệ lỗi, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn, năng suất, chi phí vận hành trên mỗi đầu ra, giúp đo lường hiệu quả thực thi cụ thể của từng quy trình.
Cấp độ quản trị: thiết kế Dashboard KPI/OKR, hỗ trợ lãnh đạo giám sát toàn diện hiệu quả quy trình và ra quyết định kịp thời dựa trên dữ liệu thời gian thực.
Cấp độ trải nghiệm người dùng: phân tích phản ứng và cảm nhận của nhân viên, khách hàng tại các điểm chạm của quy trình. Một quy trình kiểm soát tốt nhưng nếu cứng nhắc, phức tạp, không phù hợp với năng lực công nghệ, văn hóa doanh nghiệp hoặc kỳ vọng trải nghiệm, sẽ làm giảm hiệu quả thực tế. SprinGO sử dụng Value Stream Mapping (VSM) kết hợp với phân tích Customer & Employee Experience để xác định các điểm nghẽn trải nghiệm, đảm bảo quy trình vừa hiệu quả về kiểm soát, vừa thân thiện và dễ chấp nhận cho người dùng.
Các công cụ này được thiết kế đồng bộ hoặc tích hợp linh hoạt trên nền tảng công nghệ hiện có và dự kiến của doanh nghiệp (ERP, CRM, DMS, HRIS, E-Office), đảm bảo khả năng giám sát và cải tiến liên tục.
Làm sao để xác định được quy trình nào đang gây lãng phí hoặc không hiệu quả?
SPRINGO áp dụng phương pháp phân tích đa chiều để xác định các quy trình gây lãng phí hoặc không hiệu quả, bao gồm:
Phân tích giá trị (Value Analysis): sử dụng Value Stream Mapping (VSM) để nhận diện các bước không tạo giá trị (Non-Value Added), các điểm nghẽn và lãng phí trong quy trình.
Đo lường hiệu suất: đánh giá các KPI vận hành như Cycle Time, tỷ lệ lỗi, chi phí trên mỗi đơn vị đầu ra, tỷ lệ hoàn thành đúng hạn để so sánh với chuẩn nội bộ và thông lệ tốt.
Đánh giá trải nghiệm người dùng: thu thập phản hồi của nhân viên và khách hàng để phát hiện các quy trình gây cứng nhắc, khó sử dụng hoặc làm giảm trải nghiệm.
Soát xét tính phù hợp: đánh giá mức độ phù hợp của quy trình với công nghệ, năng lực thực thi và bối cảnh văn hóa doanh nghiệp.
Từ các phân tích này, SPRINGO giúp doanh nghiệp xác định rõ những quy trình cần được tinh gọn, cải tiến hoặc tái thiết kế để nâng cao hiệu quả và trải nghiệm.
Có thể chia sẻ một bản mẫu đánh giá chuẩn hóa quy trình không?
SPRINGO có bộ template đánh giá quy trình gồm các phần:
1. Thông tin chung về quy trình
2. Mục tiêu quy trình
3. Mô tả quy trình hiện tại
4. Phân tích các điểm nghẽn
5. Đề xuất cải tiến
6. Chỉ số đánh giá hiệu quả quy trình
(SPRINGO sẽ gửi template khi có trao đổi chi tiết hơn với Doanh nghiệp)
Về thiết kế và chuẩn hóa quy trình?
Đơn vị tư vấn có thực hiện đào tạo nội bộ cho nhân viên về tư duy quy trình, chuẩn hóa, cải tiến không?
SPRINGO luôn tích hợp hoạt động đào tạo, huấn luyện và đồng hành trong các dự án tư vấn, đặc biệt với các dự án thiết kế và chuẩn hóa quy trình. Hoạt động đào tạo được thiết kế theo lộ trình sau:
Đào tạo thay đổi tư duy, nhận thức: giúp lãnh đạo và nhân viên hiểu rõ vai trò của tư duy quy trình, chuẩn hóa và cải tiến trong nâng cao hiệu quả vận hành và trải nghiệm người dùng.
Đào tạo phương pháp luận, công cụ: trang bị cho nhân sự chủ chốt phương pháp luận, công cụ triển khai và cách tiếp cận thống nhất trong xây dựng, cải tiến quy trình.
Đào tạo theo hướng đồng hành và chuyển giao: đội ngũ nội bộ được huấn luyện song hành cùng chuyên gia SPRINGO trong quá trình thiết kế, chuẩn hóa, cải tiến quy trình, đảm bảo nắm vững phương pháp và xử lý tốt các vấn đề thực tiễn đặc thù.
Nội dung, phương thức đào tạo được điều chỉnh linh hoạt theo từng nhóm đối tượng (lãnh đạo, quản lý trung gian, nhân viên thực thi), đảm bảo doanh nghiệp có thể chủ động duy trì, cải tiến và nhân rộng các quy trình hiệu quả sau dự án.
Khi triển khai, đơn vị có phân tích “quy trình người dùng thực hiện – customer journey – và những điểm chạm cần cải tiến” không?
Với tư duy lấy khách hàng làm trung tâm, SPRINGO luôn coi việc phân tích, đánh giá trải nghiệm khách hàng, xây dựng hành trình trải nghiệm khách hàng (Customer Journey) với các điểm chạm (touchpoints) quan trọng là một trong những cơ sở để phân tích điểm nghẽn và xác định phạm vi cần cải tiến.
Phân tích này giúp nhận diện rõ các trải nghiệm, cảm nhận và phản ứng của người dùng (cả nhân viên nội bộ và khách hàng) tại từng điểm chạm trong quy trình. Trên cơ sở đó, SPRINGO đề xuất các cải tiến phù hợp để đảm bảo quy trình không chỉ hiệu quả về mặt vận hành mà còn thân thiện, thuận tiện, phù hợp với năng lực người dùng, văn hóa doanh nghiệp và yêu cầu công nghệ.
Làm sao để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình mới?
SPRINGO áp dụng cách tiếp cận đồng bộ để đảm bảo nhân viên hiểu và tuân thủ quy trình mới, trong đó quản lý sự thay đổi (Change Management) là yếu tố xuyên suốt. Cụ thể gồm các bước:
Truyền thông và đào tạo nhận thức: truyền thông rõ ràng mục tiêu, lợi ích của quy trình mới, tổ chức đào tạo để nhân viên hiểu ý nghĩa, nội dung và cách vận hành quy trình.
Quản lý sự thay đổi thông qua:
Thiết lập cơ chế giám sát, phản hồi và khen thưởng, kỷ luật: tích hợp KPI/OKR liên quan vào hệ thống quản trị, thiết lập cơ chế giám sát, phản hồi, khen thưởng, kỳ luật và cải tiến liên tục để duy trì sự tuân thủ và hiệu quả vận hành.
Về giải pháp hỗ trợ chuyển đổi số
Đơn vị tư vấn có cung cấp giải pháp số hóa quy trình (Workflow) hoặc có đối tác triển khai BPM không?
SPRINGO tư vấn thiết kế, tối ưu hóa và số hóa quy trình vận hành cho doanh nghiệp, đồng thời phối hợp với các đối tác công nghệ để triển khai các nền tảng BPM/Workflow phù hợp.
Trong các dự án số hóa quy trình, SPRINGO thực hiện các hoạt động cụ thể:
SPRINGO có kinh nghiệm triển khai các dự án số hóa quy trình trên nền tảng ERP, BPM, E-Office, các Workflow Engine cho nhiều loại hình doanh nghiệp, với vai trò tư vấn độc lập, giúp khách hàng lựa chọn và triển khai giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu và nguồn lực.
Trong hệ sinh thái của SPRINGO có công ty phát triển phần mềm.
Trong quá trình tư vấn, SPRINGO luôn đảm bảo thiết kế quy trình theo hướng:
Với vai trò tư vấn độc lập, SPRINGO luôn hướng tới giúp doanh nghiệp khai thác tối đa giá trị của các hệ thống công nghệ hiện có và mới triển khai thông qua việc thiết kế các quy trình tích hợp thông minh và tối ưu.
Hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn cần hỗ trợ
Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call...)
Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call...)
Email: hrspring.vn@gmail.com
Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
Web thông tin tư vấn và dịch vụ: https://springo.vn/
Web học online video dành cho doanh nghiệp: https://springo.cls.vn/courses/2684
Web học online dành cho cá nhân : https://springo.edubit.vn/
Web diễn đàn thông tin trao đổi: https://hrspring.vn/index.php
Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCtykRcQZ3CzPkCA5JQ1PRwg
Ticktok: https://www.tiktok.com/@xuannguyenp_o
