PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HỌC TẬP

Phát triển tổ chức bao gồm một quá trình liên tục, có hệ thống, trong phạm vi dài hạn nhằm thúc đẩy tính hiệu quả của tổ chức, giải quyết các vấn đề và cải thiện hoạt động của tổ chức. Một trong số các hoạt động đó là Phát triển tổ chức học tập.

 PHÁT TRIỂN TỔ CHỨC HỌC TẬP - CHÌA KHÓA VÀNG CHO MỌI TỔ CHỨC

Phát triển tổ chức bao gồm một quá trình liên tục, có hệ thống, trong phạm vi dài hạn nhằm thúc đẩy tính hiệu quả của tổ chức, giải quyết các vấn đề và cải thiện hoạt động của tổ chức. Một trong số các hoạt động đó là Phát triển tổ chức học tập.

Phát triển tổ chức học tập – Chìa khóa vàng cho mọi tổ chức?

Chúng ta đang sống trong một thế giới liên tục thay đổi, trở nên bất ổn hơn mỗi ngày, những thay đổi trở nên khó đoán trước, đầy kịch tính, diễn ra nhanh chóng, bất ngờ, không xác định được nguyên nhân và kết quả. Các yêu cầu đối với các tổ chức và cá nhân ngày càng cao. Trong thế giới chưa định đoán và trả lời được câu hỏi: Cái gì, thế nào và tại sao? Vì vậy, yếu tố quan trọng là sự bản lĩnh, can đảm và năng lực luôn sẵn sàng là điều tiên quyết trong mọi hành động.

Mục tiêu của nhiều tổ chức ngày nay là đủ nguồn nhân lực có năng lực sẵn sàng để có thể xây dựng đội ngũ tự vận hành khi gắn liền mục tiêu chiến lược của tổ chức.

Hầu hết các tổ chức ngày nay đang phải đối mặt với thách thức trong việc tập hợp lại các khả năng của lực lượng lao động. Biến năng lực cá nhân thành năng lực của Tổ chức.

Điều này một phần là do tình trạng sa thải hàng loạt trong thời kỳ kinh tế bất ổn, sự thay đổi về nhân khẩu học của các tổ chức khi những người lao động lớn tuổi rời khỏi lực lượng lao động và được thay thế bằng những người lao động trẻ hơn, và sự chuyển hướng theo hướng toàn cầu hóa. Ngoài ra, thực tế thị trường như áp lực chi phí, cạnh tranh gia tăng và sự thay đổi nhanh chóng của ngành tạo ra một yêu cầu mới đối với cách các tổ chức liên kết việc học và phát triển với chiến lược.

Để thực hiện được điều đó, các tổ chức cần trở thành một “tổ chức học tập”, không ngừng thu nhận và chia sẻ thông tin mới, không ngừng mở rộng kho tàng kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng của mình. Các chuyên gia nhân sự đóng một vai trò quan trọng trong việc chẩn đoán các lỗ hổng trong hoạt động của tổ chức, thiết kế các giải pháp học tập và đào tạo phù hợp.

Tổ chức học tập là một khái niệm ở cấp độ hệ thống, trong đó tổ chức được đặc trưng bởi khả năng thích ứng với những thay đổi của môi trường và phản ứng nhanh chóng với các bài học kinh nghiệm bằng cách thay đổi hành vi của tổ chức. Trong một tổ chức học tập:

·       Việc học tập được thực hiện bởi toàn bộ hệ thống tổ chức.

·       Tư duy hệ thống được thực hành.

·       Mạng lưới nhân viên bên trong và bên ngoài tổ chức.

·       Thay đổi được chấp nhận, rủi ro được chấp nhận và thất bại được coi là cơ hội để học hỏi.

·       Tổ chức thích nghi và thay đổi khi môi trường thay đổi.

Tại sao cần phát triển tổ chức học tập?

·       - Nâng cao năng lực cá nhân và tổ chức

·       - Nâng cao hiệu suất và tốc độ tăng trưởng

·       - Nguồn lực luôn sẵn sàng

·       - Doanh nghiệp vượt qua mọi thách thức

Đặc trưng của Tổ chức học tập có 5 nguyên tắc:

5 nguyên lý của Tổ chức học tập theo Peter Senge Năm 1990, Peter Senge cho ra mắt tác phẩm The Fifth Discipline (Nguyên Lý Thứ Năm), tác phẩm đã giúp ông trở thành một trong những nhà tư tưởng vĩ đại nhất về quản trị.

1. Làm chủ bản thân (Personal Mastery) – Các tổ chức học tập chủ yếu thông qua quá trình học tập của các cá nhân trong tổ chức, tuy nhiên học tập cá nhân không đảm bảo tạo ra một “tổ chức học tập”. Làm chủ bản thân là nguyên lý theo đó các cá nhân không ngừng xác định và xây dựng tầm nhìn cho mình, tập trung năng lượng của mình, phát triển tính kiên nhẫn và quan sát thực tế một cách khách quan. Sự làm chủ này (mastery) vượt lên trên năng lực và kỹ năng cá nhân mặc dù đã bao hàm những yếu tố này. – Các cá nhân có mức độ làm chủ bản thân cao luôn học hỏi không ngừng, và biết rõ những điểm chưa hoàn thiện của mình, biết rõ sự “ngu dốt” của mình và cần phải hoàn thiện những gì.

2. Chia sẻ tầm nhìn (Share vision) – Các cá nhân thiết lập sự cam kết với đội/nhóm làm việc của mình, cùng xây dựng/chia sẻ tầm nhìn chung về tương lai của tổ chức, và phát triển các nguyên tắc và hoạt động hỗ trợ cho quá trình dẫn đến tương lai đó.

3. Mô hình tư duy (Mental models) – Mô hình tư duy là các giả thiết, sự khái quát, định kiến, và cả các hình ảnh đã ăn sâu vào cách suy nghĩ của các cá nhân và ảnh hưởng đến cách mà cá nhân đó nhìn nhận về thế giới xung quanh và hành động. - Trong tổ chức học tập, mỗi cá nhân không ngừng xác định, làm rõ và hoàn thiện cách mà họ nhìn nhận về thế giới xung quanh. 4. Học tập theo đội (Team learning) – Khả năng và kỹ năng tư duy cho phép các tổ/đội xây dựng trí tuệ, năng lực của tổ/đội lớn hơn năng lực của các cá nhân trong tổ/đội cộng lại.

5. Tư duy hệ thống (Systematic thinking) – Tư duy hệ thống là điểm quan trọng nhất trong học thuyết “Tổ chức học tập” của Peter Senge. Tư duy hệ thống là nguyên lý có vai trò kết nối tất cả các nguyên lý còn lại của tổ chức học tập bao gồm làm chủ bản thân, tầm nhìn chia sẻ, học tập theo tổ đội và mô hình tư duy. Đó là cách suy nghĩ, ngôn ngữ sử dụng để mô tả và cảm nhận về các lực lượng hay các mối quan hệ tạo nên các hành vi trong hệ thống tổ chức. – Tư duy hệ thống giúp cán bộ quản lý cũng như nhân viên tìm hiểu cách thức thay đổi hệ thống hiệu quả hơn và hành động phù hợp với các quy trình rộng lớn hơn của bối cảnh kinh tế và tự nhiên bên ngoài hệ thống. – Tư duy hệ thống giúp mỗi nhân viên vận dụng cách tiếp cận hệ thống khi ra quyết định thay vì chỉ tập trung vào một khía cạnh hay vấn đề của riêng họ.

Nếu năm quy tắc này được thông qua, một tổ chức có môi trường học tập trong đó:

·       Học tập dựa trên năng lực và gắn liền với các mục tiêu kinh doanh.

·       Tầm quan trọng được đặt vào cách học, không chỉ là học cái gì.

·       Tổ chức tiếp tục phát triển kiến ​​thức, kỹ năng và khả năng.

·       Mọi người tự chịu trách nhiệm về việc học của mình.

·       Học tập phù hợp với sở thích học tập của mọi người.

·       Học tập vừa là một phần của công việc, vừa là một phần trong bản mô tả công việc của mỗi người.

·       Lãnh đạo là nhà thiết kế, quản lý và giáo viên.

8 BƯỚC ĐỂ XÂY DỰNG MỘT TỔ CHỨC HỌC TẬP ĐỂ CẢI THIỆN HIỆU SUẤT TẠI NƠI LÀM VIỆC

Một tổ chức học tập coi trọng sự phát triển của nhân viên và hiểu tầm quan trọng của việc phát triển liên tục, phát hiện những năng lực tiềm ẩn, đề cao giá trị của việc mắc sai lầm để rút ra bài học kinh nghiệm

1/ Tạo cơ sở hạ tầng L&D vững chắc:

Chúng ta không thể xây một ngôi nhà trên nền đất lung lay, cũng như không thể xây dựng một tổ chức học tập thành công mà không có cơ sở hạ tầng L&D tốt. Mọi người đều phải hiểu vai trò của mình, và chúng ta cần những công cụ thích hợp để đào tạo nhân viên. Quan trọng nhất, nhân viên trong cùng tổ chức cần được cảm thấy như họ là một phần của một mục tiêu lớn trong tổ chức của mình. Điều này liên quan đến nhận thức về tuyên bố sứ mệnh, bản sắc văn hóa và các mục tiêu L&D của công ty.

2/ Xây dựng đội ngũ chuyên gia nội bộ:

Hợp tác và cởi mở chia sẻ kiến ​​thức là yếu tố quyết định để thành công. Xác định các nhân tố tiềm năng có kỹ năng hoặc kiến ​​thức phù hợp. Sau đó, đưa ra kế hoạch training một cách hiệu quả nhất có thể để cải thiện hiệu suất trong công việc. Tạo môi trường tri thức, nơi mọi người có thể chia sẻ những hiểu biết sâu sắc của họ. Hoặc thiết lập một thư viện do người học tạo ra cho phép các chuyên gia nội bộ truyền đạt kiến ​​thức dựa trên nhiệm vụ, yêu cầu công việc thực tế của họ.

3/ Chuyển đổi vai trò Manager thành Trainer

Quản lý cấp trung đóng vai trò vô cùng quan trọng trong sự phát triển của tổ chức. Chúng ta cần cung cấp cho các Quản lý tất cả các nguồn lực mà họ cần để hỗ trợ và hướng dẫn liên tục cho cấp dưới của họ.

4/ Xây dựng tiêu chí hiệu suất để đo lường

“Tư duy hệ thống” chỉ rõ phải có một hệ thống để đo lường hiệu suất của nhân viên, cũng như các mục tiêu và đặc điểm được xác định rõ ràng để đạt được thành công. Chúng ta cần phát triển các tiêu chí hiệu suất có thể đo lường được để xây dựng một tổ chức học tập phù hợp với các mục tiêu học tập và giúp cải thiện hiệu suất tại nơi làm việc. Ví dụ: Theo dõi những chỉ số nào và đánh giá hiệu suất của nhân viên như thế nào.

5/ Khuyến khích sự tham gia của nhân viên, khuyến khích sáng tạo đổi mới:

Trên hết, một tổ chức học tập được thành lập dựa trên sự phát triển nghề nghiệp liên tục. Mọi thành viên trong nhóm phải được cung cấp các công cụ để thu hẹp khoảng cách kiến ​​thức và trau dồi kỹ năng của họ. Đổi lại, mỗi nhân viên phải cam kết với quá trình và tận tâm để phát triển liên tục. Chìa khóa vàng là cung cấp cho nhân viên các công cụ củng cố và bồi dưỡng kiến ​​thức mà họ có thể tự mình truy cập. Thay vì ép họ tham gia khóa đào tạo bắt buộc làm giảm đi động lực cá nhân của họ. Nhân viên cần tự nhận thức rằng, việc học tập phát triển có ích cho bản thân và công việc của họ. Tiến hành tự đánh giá để giúp họ xác định những lỗ hổng và khuyến khích họ lập một kế hoạch đào tạo cá nhân hóa, chương trình IDP (Individual Development Plan).

Chúng ta cần khuyến khích sự tự tìm tòi hướng dẫn để nhân viên chấp nhận rủi ro có tính toán và phạm sai lầm. Đó là một phần của quá trình tăng trưởng. Ví dụ, mô phỏng các sai lỗi khác có thể giúp họ học hỏi từ những sai sót của mình để không lặp lại chúng ở nơi làm việc. Tuy nhiên, chúng ta cũng phải khuyến khích họ đưa ra ý kiến ​​và chia sẻ ý kiến ​​với cấp trên, nếu họ cảm thấy điều đó có lợi cho công ty. Ví dụ, khuyến khích họ đề xuất những cách mới để tiếp cận một nhiệm vụ hoặc thách thức liên quan đến công việc.

6/ Đánh giá kết quả, hiệu quả:

Việc đánh giá kết quả và hiệu quả của tổ chức học tập rất quan trọng. Xong khi thực hiện các kế hoạch thay đổi để dần chuyển đổi sang tổ chức học tập, các nhà lãnh đạo cần thu thập ý kiến đóng góp của nhân viên. Bởi, đây là sự biến động lớn trong nội bộ, cán bộ nhân viên sẽ chưa quen với mô hình học tập mới của tổ chức. Thông qua những đóng góp này, nhà lãnh đạo nhận thấy mức độ đáp ứng của doanh nghiệp đến đâu và nhân sự gặp khó khăn gì trong việc thực hiện. Điều này là quan trọng bởi những cách thức, quy trình và hệ thống quản trị có thể linh hoạt và với mỗi đặc thù doanh nghiệp, khả năng thích nghi của các nhân viên là khác nhau. Do vậy, những cuộc đánh giá, khảo sát nên được diễn ra thường xuyên để lãnh đạo nắm chắc được tình

hình và đưa ra kế hoạch hành động kịp thời.

7/ Xây dựng chiến lược, kế hoạch hành động dựa trên kết quả, hiệu quả

Việc xây dựng một tổ chức vững mạnh, một tổ chức học tập cần nhiều thời gian và đòi hỏi sự kiên trì từ lãnh đạo. Do vậy, sau khi đánh giá kết quả, chúng ta cần xây dựng những chính sách, chiến lược thúc đẩy quá trình học hỏi và phát triển. Kết quả đánh giá giúp tổ chức thấy mình cần cải thiện điều gì.

8/ Liên tục cải thiện

Với xu thế hiện nay, trước những khó khăn và biến động của thị trường, việc hình thành tổ chức học tập là điều tất yếu giúp doanh nghiệp có thể thích nghi tốt hơn với những thay đổi của môi trường xung quanh thông qua việc củng cố nội lực – đào tạo và phát triển đội ngũ mạnh cũng như khuyến khích sự sáng tạo, đổi mới trong cách thức làm việc và trao quyền nhiều hơn cho nhân viên. Việc phát triển tổ chức này là một nỗ lực của cả tập thể để biến năng lực cá nhân thành năng lực của tổ chức. Mọi người cần tham gia tích cực vào quá trình thực hiện đào tạo, cung cấp hỗ trợ và xây dựng văn hóa hợp tác.

Cần có những hành động cải thiện liên tục, điều chỉnh phù hợp trong quá trình thực hiện và triển khai. Một tổ chức học tập là một công ty có ưu tiên hàng đầu là đạt được kiến ​​thức mới. Tất cả các hoạt động giao tiếp và ra quyết định đều tập trung vào việc học hỏi những điều mới và chia sẻ kiến ​​thức đó trong toàn tổ chức.

Cách triển khai và đánh giá từ việc chuyển đổi sổ: Người học số; Người dạy số; Học liệu số; Môi trường học tập số


PHÁ BỎ RÀO CẢN ÍT THỜI GIAN

VẬN DỤNG KISS TRONG CÔNG VIỆC

Có thể hiểu KISS là “Keep It Simple, Stupid” hoặc “Keep It Simple, Silly”, “Keep It Short and Sweet”, “Keep It Simple, Sweetheart”. 

Lựa chọn từ ngữ cho thật cẩn thận bạn thực hiện công việc giao tiếp trên giấy tờ (viết email chẳng hạn):

– Trình bày rõ ràng những gì bạn nói.

– Sử dụng tiêu đề và gạch đầu dòng để nhấn mạnh thông tin quan trọng.

– Đọc lại và chỉnh sửa, bỏ bớt những từ và thông tin không thật sự cần thiết.

Chỉnh sửa văn bản cho thật hiệu quả, dễ nhìn:

– Sử dụng nhiều khoảng trắng.

– Đánh dấu , gạch chân hoặc in đậm các từ khóa và khái niệm.

– Biết được đối tượng bạn muốn gửi đến là ai và mục tiêu của bạn là gì để sử dụng văn phong phù hợp.

Trình bày đơn giản nhưng hiệu quả:

– Các thông tin đưa ra ngắn và đi thẳng vào vấn đề.

– Thêm vào công cụ hỗ trợ trực quan đơn giản và dễ đọc.

– Sử dụng các bản tin để trình bày chi tiết.

– Hạn chế tối đa những yếu tố gây xao nhãng để người đọc có thể chú trọng vào ý chính.

Tập trung vào việc giải quyết những tình huống xấu:

– Phân tích nguyên nhân tận gốc để đặt vấn đề đi đúng quan điểm.

– Liên tục trau dồi, học hỏi, cải tiến để đơn giản hóa hệ thống và quy trình làm việc của bạn.

– Tạo ra hệ thống hỗ trợ nhằm khuyến khích người khác tìm kiếm cơ hội để nâng cao hiệu quả.


ỨNG DỤNG MÔ HÌNH 70/20/10

Mô hình 70-20-10 là quá trình đào tạo bao gồm:

  • 70% “trải nghiệm thực tế” qua công việc hàng ngày, thách thức và sự thực hành.
  • 20% “học tập xã hội” qua quá trình học hỏi, thảo luận với người khác hoặc giao tiếp trực tuyến.
  • 10% “giáo dục” qua các khóa học, sự kiện đào tạo.

TRIỂN KHAI ĐÁNH GIÁ 

Mô hình Kirkpatrick có lẽ là mô hình nổi tiếng nhất trong việc phân tích và đánh giá kết quả của những chương trình giáo dục và đào tạo. Mô hình có thể được sử dụng với bất kỳ hình thức rèn luyện nào, chính quy hay không chính quy, để đánh giá năng lực dựa trên các tiêu chí chia thành bốn cấp độ. Cấp độ 1 – Phản Ứng (Reaction) đánh giá cách những người tham gia phản ứng với chương trình đào tạo (ví dụ: có hài lòng không?). Cấp độ 2 – Học Tập (Learning) phân tích xem học viên có thực sự hiểu những gì được dạy trong chương trình đào tạo không (ví dụ: kinh nghiệm, kĩ năng hay kiến thức có tăng không?). Cấp độ 3 – Hành Vi (Behaviors) xem xét xem học viên có thể ứng dụng được những gì đã học ở nơi làm việc không (ví dụ: thay đổi trong hành vi?), và Cấp độ 4 – Kết Quả (Results) đánh giá xem những gì được dạy có ảnh hưởng tích cực tới doanh nghiệp/tổ chức hay không. 

Mô hình này được phát triển bởi tiến sĩ Donald Kirkpatrick (1924-2014) vào những năm 1950. Mô hình này có thể được thực hiện trước, trong và sau quá trình đào tạo để chỉ ra giá trị của việc rèn luyện đó tới doanh nghiệp. Như có thể thấy trong mô hình này, quá trình đánh giá cần được bắt đầu từ cấp độ 1, rồi khi thời gian và các tài nguyên khác cho phép, mới tiếp tục lên các cấp độ 2, 3 và 4. Những dữ liệu thu thập được từ các cấp độ trước có thể được sử dụng làm nền tảng cho những phân tích ở các cấp độ sau. Nhờ đó, mỗi cấp độ sau đều đem lại những đo lường chính xác hơn về sự hữu ích của khóa đào tạo, mặt khác sẽ làm quá trình đánh giá tốn nhiều thời gian và phức tạp hơn.

 

Thang đo Bloom được xem là một công cụ nền tảng để phân loại các mục tiêu và kỹ năng khác nhau mà các nhà giáo dục đặt ra cho học sinh của họ (mục tiêu học tập). Thang đo này được đề xuất vào năm 1956 bởi Benjamin Bloom, một nhà tâm lý học giáo dục tại Đại học Chicago (University of Chicago).  Gần đây, thuật ngữ này đã được cập nhật để bao gồm sáu cấp độ học tập bên dưới. Sáu cấp độ này có thể được sử dụng để tạo các cấu trúc cho mục tiêu học tập, bài học và đánh giá khóa học của bạn.

1. Ghi nhớ (Remembering)

Ghi nhớ là khả năng khôi phục, ghi nhận và nhớ lại kiến ​​thức có liên quan. Hay nói cách khác, ghi nhớ là khi sinh viên có thể nhắc lại các thông tin, kiến thức đã học.

2. Hiểu (Understanding)

Hiểu là khả năng diễn đạt ý nghĩa của thông điệp bằng miệng, văn bản hay hình ảnh. Hiểu không chỉ đơn thuần là nhắc lại một thông điệp nào đó. Chúng ta cần thể hiện sự hiểu biết của mình thông qua diễn giải, nêu gương, phân loại, tóm tắt, suy luận, so sánh và giải thích.

3. Áp dụng (Applying)

Áp dụng là khả năng vận dụng các thông tin, kiến thức đã học vào một tình huống, thí nghiệm nào đó.

4. Phân tích (Analyzing)

Phân tích là khả năng chia thông tin, kiến thức thành các phần nhỏ, sau đó xác định cách các phần nhỏ đó liên quan với nhau và với một cấu trúc hoặc mục đích tổng thể.

5. Đánh giá (Evaluating)

Đánh giá là dựa trên các tiêu chí, tiêu chuẩn thông qua việc kiểm tra và phê bình để đưa ra một phán quyết, nhận định về một vấn đề.

6. Sáng tạo (Creating)

Đây là cấp độ cao nhất của thang đo Bloom. Sáng tạo là khả năng ghép các kiến thức, thông tin đã có lại với nhau để tạo thành một cấu trúc hay định lý mới.



Một tổ chức học tập là một công ty có ưu tiên hàng đầu là đạt được kiến ​​thức mới. Tất cả các hoạt động giao tiếp và ra quyết định đều tập trung vào việc học hỏi những điều mới và chia sẻ kiến ​​thức đó trong toàn tổ chức.


 

SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.

Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call, nhắn tin...)

Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)

Email: hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội