TƯ VẤN XÂY DỰNG QUY TRÌNH HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP
TƯ VẤN XÂY DỰNG QUY TRÌNH
Rất nhiều doanh nghiệp chúng ta vẫn quen với cách làm việc tự phát, vừa làm vừa xây “đụng đâu làm đấy” “sai đâu sửa đó”, để đến khi doanh nghiệp đang trên đà phát triển, quy mô ngày càng lớn dần ta mới gặp hàng loạt rắc rối với các vấn đề nảy sinh:
Lãnh đạo mất kiểm soát với mọi hoạt động của doanh nghiệp, không nhìn bài toán vĩ mô tổng thể để đưa ra giải pháp mang tính hệ thống, mà chỉ giải quyết vấn đề theo sự vụ, mọi biện pháp đều mang tính tạm bợ, không hoàn thiện và thiếu cơ sở quản trị khoa học.
Thiếu quy trình làm việc thống nhất, các phòng ban phối hợp với nhau rời rạc, tổ chức công việc lộn xộn, tiến độ công việc chậm trễ. Hệ thống theo dõi, đánh giá không đầy đủ, chưa rõ ràng khiến mọi việc xảy ra mà không kiểm soát được nguyên nhân.
Hoặc các doanh nghiệp gặp phải những sai lầm thường gặp khi xây dựng quy trình:
Không xây dựng quy trình, nghĩ rằng chỉ cần thực hiện theo chỉ đạo.
Sao chép quy trình ở công ty khác, (quy trình mỗi công ty khác nhau do lĩnh vực hoạt động, mục tiêu và hệ thống quản trị khác nhau, nên không thể sao chép)
Quy trình mua sẵn tài liệu
Xây dựng quy trình không nghĩ tới sự mở rộng và phát triển trong tương lai, phạm vi tư duy hẹp
Để khắc phục điều này thì doanh nghiệp cần có hệ thống quy trình tinh gọn, hiệu quả.
Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) thực hiện một hoạt động đã được quy định, mang tính chất bắt buộc, đáp ứng những mục tiêu cụ thể của hoạt động quản trị (quản lý và cai trị). Những hoạt động này bao gồm tất cả các dạng thức hoạt động (hoặc quá trình) trong đời sống xã hội của con người, ví dụ như các hoạt động sản xuất, kinh doanh.
Chúng ta có thể hiểu:
Quy trình/ thủ tục: Quy trình là trình tự (thứ tự, cách thức) xác định để thực hiện một hoạt động hay quá trình.
Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Đặc biệt chúng ta nên xác định mỗi bước công việc trong quy trình cần quản trị vấn đề gì? các rủi ro nào có thể xảy ra và cần được phòng ngừa, cơ sở để cải tiến liên tục là gì?
Ý nghĩa của quy trình:
Đối với tổ chức ở Góc độ nhà quản lý
Tăng năng lực cạnh tranh/ Tăng năng suất/Tăng uy tín, hình ảnh/Tích lũy, phát huy bí quyết, kinh nghiệm/ Tạo môi trường làm việc khoa học, phối hợp hiệu quả các nguồn lực
Can thiệp làm thay đổi tất cả các yếu tố trong DN.
Một quy trình làm việc tốt cần phải được thiết kế để đảm bảo tính hiệu quả, đồng bộ hóa, tiết kiệm thời gian, tối ưu hóa nguồn lực, tinh gọn và kiểm soát được hệ thống. Nó giúp cho các hoạt động trong doanh nghiệp được thực hiện một cách rõ ràng, minh bạch, mang lại hiệu quả quản trị cao.
Góc độ nhà quản lý
Nâng cao sự thỏa mãn của Khách hàng. Tăng sự trung thành
Tăng số lượng khách hàng/ đơn hàng
Phản ứng linh hoạt, kịp thời với các cơ hội thị trường
Xây dựng các quy trình tác nghiệp phù hợp nhất
Có thể tự điều chỉnh khi thấy các yếu tố rủi ro tiềm ẩn.
Góc độ Cá nhân – người lao động:
Phương pháp làm việc thống nhất, chuyên nghiệp
Phân định rõ trách nhiệm, quyền hạn
Chia sẻ tri trức, học hỏi kinh nghiệm
Xác định rõ vị trí, vai trò mỗi cá nhân đóng góp vào hoạt động chung
Nhận biết sự thương quan của các quá trình/ hoạt động với nhau trong toàn tổ chức
Tạo tư duy hướng tới khách hàng- nhân tố quyết định tăng trưởng doanh nghiệp.
Với kinh nghiệm triển khai xây dựng các quy trình cho các doanh nghiệp, SprinGO Consultant sẽ giúp các doanh nghiệp chuẩn hóa hệ thống quy trình, xây dựng nền móng vững chắc để phát triển.
Bước 1: Nghiên cứu thực trạng
-
Xác định mục đích của quy trình, tầm quan trọng của nó trong hoạt động của doanh nghiệp và đánh giá hiệu quả hiện tại của quy trình.
-
Phân tích quy trình để xác định các bước cần thiết, các hoạt động, tài liệu, nguồn lực được sử dụng và các điểm yếu trong quy trình.
-
Thu thập và phân tích dữ liệu để đánh giá hiệu quả của quy trình hiện tại.
-
Trao đổi/Chia sẻ các khó khăn trong chuỗi công việc hiện tại: Đưa nhóm và ban quản lý của bạn tham gia vào quy trình và lập kế hoạch của bạn là điều quan trọng để áp dụng thành công. Các câu hỏi giúp bạn nhận được hỗ trợ thiết yếu và đánh giá các vấn đề tiềm ẩn khi thực hiện quy trình.
· Truyền đạt giá trị: Quản lý thay đổi trong các tổ chức có thể khó khăn và đôi khi có thể gây tranh cãi. Đặt câu hỏi về quy trình cho phép bạn làm việc để truyền đạt giá trị và tạo ra thông điệp của bạn xung quanh quy trình. Nói cách khác, đặt câu hỏi đúng quy trình có thể mang lại lợi ích hữu hình cho quy trình của bạn đồng thời giúp bạn thiết lập tính hợp pháp của quy trình trong tổ chức của mình. Những người tham gia vào quá trình của bạn nên được mời để cung cấp thông tin đầu vào. Các bên liên quan và thành viên nhóm mang lại tiềm năng lớn hơn cho tính khách quan và cân bằng khi họ đại diện cho các bộ phận, vai trò và nền tảng khác nhau.
Bước 2: Xác định các bước trong quy trình
· Xác định các bước cần thiết trong quy trình, đảm bảo rằng mỗi bước được diễn giải rõ ràng và cụ thể.
· Sắp xếp các bước theo trình tự logic để đảm bảo rằng quy trình được thực hiện một cách liên tục và hiệu quả.
· Đưa ra các câu hỏi để đảm bảo kiểm soát hiệu quả các rủi ro phát sinh
· Hướng dẫn cách xác định mối liên kết trong chuỗi giá trị giá trị để kiểm soát quy trình nhằm đảm bảo kết quả đầu ra đạt theo tiêu chuẩn.
· Phân tích các yếu tố liên quan theo mô hình quản trị. Hướng dẫn thực hiện công việc. Cách kiểm soát và truy vết các sai lỗi để tìm nguyên nhân khi thực hiện quy trình.
Bước 3: Thiết lập quy trình
· Thiết kế quy trình mới dựa trên các bước đã xác định, tài liệu hướng dẫn, bộ form mẫu đi kèm
· Đảm bảo rằng quy trình mới được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và dễ thực hiện.
· Đưa ra các giải pháp và cải tiến để giải quyết các vấn đề đã xác định ở bước phân tích, đánh giá quy trình hiện tại.
Bước 4: Đào tạo nhân viên
· Đào tạo nhân viên về quy trình mới, đảm bảo tính hiểu biết và sự chủ động trong quá trình thực hiện.
· Xây dựng các tài liệu hướng dẫn và đào tạo để giúp nhân viên hiểu và thực hiện quy trình mới một cách hiệu quả.
· Đảm bảo nhân viên hiểu rõ dòng chảy quy trình, hiểu rõ
Bước 5: Sử dụng quy trình và theo dõi điều chỉnh
-
Đưa quy trình vào ứng dụng, theo dõi kiểm soát, điều chỉnh nếu có
-
Đánh giá kết quả thử nghiệm để xác định sự thành công và các điểm yếu của quy trình mới.
- Cải tiến và điều chỉnh phù hợp với thực tiễn
GỢI Ý CÁC CÂU HỎI KHI THIẾT LẬP QUY TRÌNH
Gợi ý câu hỏi khi tạo quy trình mới
Các bạn có thể cân nhắc hỏi những câu hỏi ban đầu này khi triển khai các quy trình
Ai nên tham gia vào quá trình này?
Chúng ta có cần một kế hoạch truyền thông chi tiết với các bên liên quan không?
Các bên liên quan sẽ nhận được cập nhật và thông tin mới như thế nào?
Trước đây, các bên liên quan phản hồi như thế nào đối với thông tin liên lạc của chúng tôi và chúng tôi có thể học được gì từ những kinh nghiệm trong quá khứ đó?
Chiến lược tương tác của chúng ta có nên thay đổi không?
Các bên liên quan của chúng tôi đang nói gì với chúng tôi ngay bây giờ?
Nếu có các cuộc họp, họ sẽ làm theo nhịp điệu nào?
Những bộ phận nào nên tham gia?
Liệu một bộ phận cụ thể sở hữu quá trình?
Có bộ phận nào không cần phải là một phần của quy trình không?
Các điểm mạnh của bộ phận cụ thể có thể đặc biệt có lợi không?
Các quy trình khác của bộ phận có ảnh hưởng hoặc tác động không?
Sẽ cần sự chấp thuận của ai?
Câu hỏi về thời gian
Thời gian là một phép đo mà bạn không muốn bỏ qua khi quản lý quy trình của mình. Bất cứ nơi nào bạn có thể giảm hoặc tiết kiệm thời gian, bạn thường có thể tăng hiệu quả quy trình của mình. Hãy thử hỏi những câu hỏi sau về thời gian của quy trình của các bạn
Mỗi phần của quy trình sẽ mất bao lâu?
Nơi nào sẽ dành nhiều thời gian nhất?
Nơi nào sẽ dành ít thời gian nhất?
Tắc nghẽn tiềm năng là gì?
Những bước nào là cần thiết? quan trọng cần chú ý?
Có bất kỳ bước nào có thể được tự động hóa hoặc thực hiện hiệu quả hơn bằng phần mềm không?
Quá trình này sẽ được ghi lại như thế nào?
Ai sẽ có quyền truy cập vào tài liệu?
Ai sẽ chịu trách nhiệm cập nhật quy trình?
Chúng ta có hiểu nhu cầu thay đổi của mình và chúng ta có sẵn sàng dành các nguồn lực và nỗ lực phù hợp cho quá trình này không?
Tại sao sự thay đổi này là cần thiết ngay bây giờ?
Chúng ta nên bắt đầu, dừng lại và tiếp tục điều gì ?
Những mô hình quản lý thay đổi nào, nếu có, chúng ta nên tìm kiếm hướng dẫn?
Ai là tác nhân thay đổi, và vai trò của họ là gì?
Ai là nhà tài trợ cho sự thay đổi này?
Văn hóa công ty của chúng ta sẽ thích nghi với điều này như thế nào?
Các cột mốc quan trọng và thành công sẽ được tổ chức?
Kiến thức được chuyển giao giữa nhân viên làm việc từ xa và nhân viên tại văn phòng như thế nào?
Những kỳ vọng đối với nhân viên làm việc từ xa có được ghi lại và truyền đạt một cách thích hợp không?
Các vai trò từ xa và tại văn phòng có được phân định rõ ràng không?
Các quy trình có được xử lý theo cùng một cách dù ở xa hay không?
Cả nhóm tại văn phòng và từ xa đều có quyền truy cập vào tài liệu không?
Câu hỏi triển khai
Khi bạn bước vào giai đoạn thực hiện quy trình của mình, bạn sẽ muốn thiết lập các thước đo và tiêu chuẩn rõ ràng để đạt được thành công. Hãy xem xét những điều sau đây:
Các bước đầu tiên trong việc thực hiện quy trình mới là gì?
Việc thực hiện sẽ mất bao lâu?
Đào tạo và hỗ trợ gì có sẵn trong quá trình thực hiện?
Thành công của việc triển khai sẽ được đo lường và xác minh như thế nào?
Cách bạn trả lời những câu hỏi này sẽ giúp bạn định hướng việc triển khai tạo quy trình của mình. Sử dụng câu trả lời của bạn để điều chỉnh kế hoạch và quản lý quy trình giúp đảm bảo rằng quy trình của bạn đang đi đúng hướng.
Trên đây là những chia sẻ của SprinGO – Công ty TNHH Đào tạo Tư vấn Phát triển SprinGO, hy vọng sẽ giúp ích cho các bạn trong việc xây dựng quy trình nhằm mang lại lợi ích cho doanh nghiệp.
Nếu có bất kỳ khó khăn nào cần chúng tôi hỗ trợ, đừng ngần ngại hãy liên hệ:
SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.
Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call, nhắn tin...)
Email: hrspring.vn@gmail.com
Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội
