CÁCH XÂY DỰNG QUY TRÌNH TINH GỌN VÀ HIỆU QUẢ TRONG DOANH NGHIỆP

Một doanh nghiệp tinh gọn được tổ chức để luôn hiểu rõ khách hàng và bối cảnh của họ, tức là xác định giá trị và tìm kiếm những cách tốt hơn để cung cấp giá trị đó

Quản lý quy trình tinh gọn là gì và nó được áp dụng như thế nào?

“Lean” là một cách suy nghĩ về việc tạo ra giá trị cần thiết với ít nguồn lực hơn và ít lãng phí hơn. Và tinh gọn là một phương pháp thực hành bao gồm thử nghiệm liên tục để đạt được giá trị hoàn hảo và không lãng phí.

“Lean process” là một cách làm mới về hệ thống quy trình, thay vì những quy trình rườm rà phức tạp, quá nhiều lưu đồ và biểu mẫu, các văn bản chồng chéo thì “Lean Process” Quy trình tinh gọn sẽ đưa các hoạt động của doanh nghiệp vào hệ thống một cách có hiệu quả, Tư duy tinh gọn luôn bắt đầu từ khách hàng. Khách hàng coi trọng điều gì ? Hoặc, được trình bày khác đi và theo cách kêu gọi hành động cụ thể, khách hàng cần giải quyết vấn đề gì?

Một doanh nghiệp tinh gọn được tổ chức để luôn hiểu rõ khách hàng và bối cảnh của họ, tức là xác định giá trị và tìm kiếm những cách tốt hơn để cung cấp giá trị đó:

Quy trình là cách thức tốt nhất thực hiện một quá trình công việc để tạo ra giá trị cho doanh nghiệp. Quy trình quy định rõ: Việc gì cần phải làm, kết quả nào phải đạt được, ai làm, làm lúc nào, ở đâu và như thế nào. Thực hiện công việc theo quy trình bảo đảm chất lượng, tiến độ và năng suất. Đặc biệt chúng ta nên xác định mỗi bước công việc trong quy trình cần quản trị vấn đề gì? các rủi ro nào có thể xảy ra và cần được phòng ngừa, cơ sở để cải tiến liên tục là gì?

Ý nghĩa của quy trình:

Đối với tổ chức/ DN, ở Góc độ nhà quản lý:

Tăng năng lực cạnh tranh/ Tăng năng suất/ Tăng uy tín, hình ảnh/ Tích lũy, phát huy bí quyết, kinh nghiệm/ Đáp ứng yêu cầu pháp lý, thị trường/ Tạo môi trường làm việc khoa học, phối hợp hiệu quả các nguồn lực/ Can thiệp làm thay đổi tất cả các yếu tố trong DN

Góc độ nhà quản lý:

Chứng tỏ khả năng đáp ứng các yêu cầu/ Nâng cao sự thỏa mãn của Khách hàng> Tăng sự trung thành

Tăng số lượng khách hàng/ đơn hàng/ Phản ứng linh hoạt, kịp thời với các cơ hội thị trường/ Xây dựng các quy trình tác nghiệp phù hợp nhất

Góc độ Cá nhân – người lao động:

Phương pháp làm việc thống nhất, chuyên nghiệp/ Phân định rõ trách nhiệm , quyền hạn/ Chia sẻ tri trức, học hỏi kinh nghiệm/ Xác định rõ vị trí, vai trò mỗi cá nhân đóng góp vào hoạt động chung/ Nhận biết sự thương quan của các quá trình/ hoạt động với nhau trong toàn tổ chức/ Tạo tư duy hướng tới khách hàng- nhân tố quyết định tăng trưởng doanh nghiệp.

Do mối liên kết trong chuỗi giá trị DN thì đầu ra của bộ phận này là đầu vào của bộ phận khác. Việc chúng ta kiểm soát quy trình nhằm để đảm bảo kết quả đầu ra đạt theo tiêu chuẩn.

Do vậy, Doanh nghiệp tinh gọn, cả doanh nghiệp đang hoạt động và doanh nghiệp khởi nghiệp, không ngừng giải quyết các câu hỏi cơ bản về mục đích, quy trình và con người :

- Mục đích định hướng giá trị là gì? Hoặc vấn đề cần giải quyết là gì?

- Công việc phải làm (để giải quyết vấn đề) là gì?

- Cần có những khả năng gì (để thực hiện công việc giải quyết vấn đề)?

- Cần có hệ thống quản lý nào - hệ điều hành và hành vi lãnh đạo -?

- Tư duy cơ bản nào, bao gồm tư duy và giả định, được tổ chức yêu cầu như một hệ thống kỹ thuật xã hội hướng tới mục đích?

Tư duy tinh gọn có một la bàn đạo đức: tôn trọng tính nhân văn của khách hàng, nhân viên, nhà cung cấp, nhà đầu tư và cộng đồng của chúng ta với niềm tin rằng tất cả đều có thể và sẽ trở nên tốt hơn thông qua thực hành tinh gọn. Lean không phải là giáo điều. Nó không phải là một tập hợp những niềm tin và phương pháp cứng nhắc, không thay đổi. Thay vào đó, nó tiến triển trong bối cảnh của các tình huống cụ thể, linh hoạt vận dụng trong thực tế. Sẽ không có điểm cuối chừng nào giá trị được tạo ra không hoàn hảo và còn tồn tại sự lãng phí.

SprinGO là đơn vị tư vấn về mô hình chuỗi, xây dựng hệ thống quy trình liên kết, phối hợp hiệu quả giữa chuỗi giá trị công ty, chuỗi hoạt động phòng ban, chuỗi hoạt động các chức danh, chuỗi công việc liên kết giữa các bộ phận mang lại giá trị cho doanh nghiệp: Tiết kiệm chi phí, nâng cao hiệu quả và năng suất lao động, giảm thời gian hao phí, dễ quản trị và xác định được các vấn đề để kịp thời kiểm soát.

Chúng tôi đã thiết kế triển khai quy trình theo mô hình Lean Process – Thiết kế quy trình Infographic dễ sử dụng, dễ nhớ, dễ kiểm soát. Hệ thống quy trình do SprinGO thiết kế cho các doanh nghiệp giúp:

Người thực hiện không bị áp lực khi đọc quá nhiều biểu mẫu

Các vấn đề quản trị rủi ro được thể hiện trong từng bước công việc chặt chẽ

Các bộ phận Phối hợp công việc dễ dàng, hiệu quả

Dễ ứng phó khi khủng hoảng nhân sự

Truy vết các sai lỗi để tìm nguyên nhân

Đảm bảo minh bạch trong hoạt động

Hãy liên hệ với chúng tôi khi bạn cần hỗ trợ:

SPRINGO ĐÀO TẠO - TƯ VẤN HỆ THỐNG CHIẾN LƯỢC - QUẢN TRỊ - PHÁT TRIỂN CON NGƯỜI & TỔ CHỨC.

Hotline Tư vấn – Huấn luyện Doanh nghiệp: 0969 798 944 (zalo, call...)

Hotline các khóa Huấn luyện/Đào tạo: 0984 394 338 (zalo, call...)

Email: hrspring.vn@gmail.com

Địa chỉ: KĐT Vinhome Gardenia Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội