MÔ HÌNH GRPI – XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ

Trong số vô số công cụ về xây dựng đội nhóm, một số công cụ nổi bật là công cụ GRPI bởi vì chúng dễ giải thích, dễ sử dụng, tinh gọn và hiệu quả. Một trong những công cụ tuyệt vời đó là mô hình GRPI – nó được phát triển bởi nhà lý luận, quản trị về tổ chứ

MÔ HÌNH GRPI – XÂY DỰNG ĐỘI NHÓM HIỆU QUẢ

Mô hình GRPI là một khuôn khổ đơn giản nhưng toàn diện để mô tả các yếu tố thiết yếu cần thiết cho các nhóm để hoạt động hiệu quả. Chúng ta sử dụng nó như một công cụ lập kế hoạch khi khởi tạo các nhóm mới.

G, R, P và I là viết tắt của từ gì?

Những điều này mô tả bốn khía cạnh cơ bản nhất mà bất kỳ nhóm và tổ chức nào cũng có thể được xem xét. Các chiều này không tách rời nhau mà đứng trong mối quan hệ thứ bậc từ trên xuống.

Chúng ta hãy xem xét từng nhân tố trong số bốn nội dung:

G là viết tắt của Mục tiêu

Điều kiện tiên quyết cơ bản nhất đối với một nhóm chức năng là sự hiểu biết thực sự được chia sẻ về những gì nhóm đang cố gắng đạt được, nơi họ muốn đi và làm thế nào để biết liệu họ có còn đi đúng hướng hay không. Điều này nghe có vẻ đơn giản nhưng bạn sẽ không tin được tần suất chúng tôi gặp phải những đội thất bại nặng nề ngay cả ở cấp độ này, giống như trong câu nói „chúng tôi không biết mình đang đi đâu – nhưng chúng tôi đi rất nhanh!“

“Nếu không có các mục tiêu đủ rõ ràng và được thống nhất, các đội thường không đạt được kết quả một cách nhanh chóng.”

Quá thường xuyên khi xảy ra các vấn đề, các nhóm bắt đầu với nhưng hiểu biết hời hợt. Đây là biểu hiện cho sự thiếu cam kết, bối rối, thờ ơ, bất hòa, xung đột và cuối cùng là thất bại.

Để thực sự có một sự hiểu biết chung, đây là một số câu hỏi quan trọng nhất mà mỗi thành viên trong nhóm cần có câu trả lời:

Mục đích của nhóm chúng tôi là gì? Chúng ta đang cố gắng đạt được điều gì cho ai? Kết quả sẽ là gì – chính xác? Điều gì sẽ thay đổi khi chúng ta kết thúc?

Làm thế nào để chúng tôi đo lường sự tiến bộ của chúng tôi? Chúng ta xác định những chỉ số đo lường được (hoặc ít quan sát nhất) nào? Các mục tiêu chúng ta muốn đạt được là gì? Chúng ta thường đo lường như thế nào?

Làm cách nào để chia nhỏ mục tiêu thành các mục tiêu nhỏ rời rạc?

Các mốc quan trọng và kết quả trung gian là gì? Khi nào chúng ta muốn đạt được chúng?

Tất cả những điều này (vẫn) có phù hợp với môi trường của chúng ta không? Nhu cầu và mong đợi của các bên liên quan của chúng tôi có được đáp ứng không?

Mọi người trong nhóm có cam kết với các mục tiêu không?

Khi chúng ta xác định rõ mục tiêu, các thành viên trong nhóm sẽ hiểu và thực thi đúng hướng

R là viết tắt của Vai trò

Sau khi đạt được sự hiểu biết chung sâu sắc về mục đích, mục tiêu và chỉ tiêu của nhóm, bước tiếp theo là làm rõ cấu trúc của nhóm, sự phân bổ trách nhiệm và quyền hạn trong nhóm.

“Nếu bạn muốn các thành viên trong nhóm của mình có vai trò gì, bạn cần xác định những gì họ có thể và nên thực hiện trong vai trò của họ.”

Một vấn đề đáng lo ngại là sự hiểu biết không rõ ràng về các vai trò thường là nguyên nhân dẫn đến đổ lỗi và xung đột – đặc biệt là khi các vai trò chồng chéo lên nhau hoặc các hoạt động cần thiết không được phân công (kết quả: đổ lỗi cho kết quả thiếu, trễ hạn, v.v.).

Những câu hỏi quan trọng nhất chúng ta cần trả lời:

Những hoạt động nào được yêu cầu để đạt được các mục tiêu? Tất cả các hoạt động có góp phần đạt được mục tiêu của nhóm không?

Ai được cho là đang làm gì? Ai chịu trách nhiệm về việc gì? Ai có thẩm quyền đến đâu? Ai là người hỗ trợ hoặc tham gia?

Các vai trò có được mô tả và hiểu rõ ràng không? Mọi người trong nhóm có nhận thức được vai trò của các thành viên khác trong nhóm không?

Tất cả các thành viên trong nhóm có hài lòng với vai trò và trách nhiệm của họ không? Có sự phù hợp giữa vai trò, nguyện vọng và kỹ năng cá nhân của họ không?

Đúng vai, đúng việc sẽ tạo nên kết quả và hiệu quả cho đội nhóm.

P là viết tắt của Quy trình

Đây là phương tiện để nhóm đưa ra quyết định, giải quyết xung đột và chia sẻ thông tin. Các quy trình được xác định rõ ràng cho phép cộng tác hiệu quả trong việc giải quyết vấn đề, đối phó với xung đột, giao tiếp cởi mở/tốt và ra quyết định hiệu quả. Các nhóm thực sự hiệu quả không phải lúc nào cũng đồng ý với nhau, nhưng họ xử lý xung đột theo cách biến sự khác biệt thành động lực tích cực.

Các câu hỏi nhóm cần trả lời:

Chúng ta có các quy tắc được xác định rõ ràng để giải quyết các vấn đề thường ngày không?

Chúng tôi chia sẻ và lưu trữ thông tin bằng phương tiện nào?

Chúng ta phải làm gì nếu chúng ta không đồng ý về điều gì đó và không thể tìm thấy tiếng nói chung của chính mình?

Làm thế nào để chúng ta giao tiếp với thế giới bên ngoài? Làm thế nào để chúng tôi thu thập và cung cấp thông tin? Làm thế nào để chúng ta đối phó với sự can thiệp từ bên ngoài?

Chúng ta giỏi đến mức nào trong việc đưa ra các quy tắc cho các vấn đề phi tiêu chuẩn?

Làm thế nào để xử lý khi có vấn đề xảy ra, các hướng giải quyết đã được chỉ dẫn là gì?

Quan hệ giữa các cá nhân

Đội là cộng đồng. Cách thức các thành viên liên hệ với nhau và với cộng đồng sẽ có tác động lớn đến tinh thần, cảm xúc hạnh phúc và hiệu quả tổng thể của nhóm. Các vấn đề luôn thể hiện trong các lĩnh vực này, nhưng chúng thường bắt nguồn từ cấu trúc hoặc mục đích của nhóm. Các thành viên trong nhóm tương tác với nhau như thế nào? Chúng hỗ trợ lẫn nhau như thế nào? Có một nền tảng vững chắc của sự tin tưởng lẫn nhau?

Các yếu tố mô tả là:

Có bao nhiêu % sự tin tưởng giữa các thành viên trong nhóm? Có bao nhiêu sự tôn trọng?

Bầu không khí chung trong đội là gì? Có bao nhiêu xung đột giữa các cá nhân?

Sự phát triển của nhóm

Một nhóm hoặc bộ phận thường sẽ bắt đầu làm việc mà không có bất kỳ sự rõ ràng nào về các mục tiêu cuối cùng đã được đưa ra trước đó. Điều này có nghĩa là việc phân bổ vai trò không phải lúc nào cũng rõ ràng, điều này có thể dẫn đến giao tiếp kém , hiểu lầm và xung đột tiềm ẩn.

Một nhóm chỉ có thể thực hiện công việc của mình một cách hiệu quả nếu họ cùng nhau khám phá ra những gì họ đại diện và những gì họ đang hướng tới. Điều đó có nghĩa là, trong số những thứ khác, họ sẽ phải tổ chức tốt hơn các quy trình làm việc của mình.

Trong quá trình phát triển nhóm này, điều này sẽ dẫn đến sự tương tác lẫn nhau của họ được cải thiện, cam kết của họ với nhau ngày càng tăng và các mối quan hệ cá nhân trở nên thú vị hơn. Phát triển nhóm nói chung là một quá trình lặp đi lặp lại, quá trình xây dựng bắt đầu từ một nền tảng tốt.

Mô hình GRPI giúp hiểu sâu hơn về các rối loạn chức năng của nhóm. Thông thường, có ưu thế hơn trong việc can thiệp ở cùng cấp độ khi các vấn đề phát sinh. Tuy nhiên, trong hầu hết các trường hợp, khi chúng tôi được yêu cầu giải quyết xung đột giữa các cá nhân giữa các thành viên trong nhóm, chúng tôi thấy rằng nguồn gốc của xung đột nằm ở cấp độ cao hơn, ví dụ cấp độ G, R hoặc P. Do đó, chúng tôi khuyên rằng nên phân tích bất kỳ hoạt động sai chức năng nào của nhóm bằng cách xem xét toàn bộ mô hình GRPI chứ không chỉ ở cấp độ mà vấn đề trở nên rõ ràng. Và thường thì nó bắt đầu với những mục tiêu không rõ ràng và không thống nhất.

Beckhard quan sát thấy rằng nhiều nhà quản lý và chuyên gia tư vấn nội bộ hoặc bên ngoài mắc sai lầm khi tập trung đầu tiên vào các mối quan hệ giữa các cá nhân tại một bộ phận. Từ đó, họ làm việc sai cách, hướng tới các thủ tục, vai trò và nhiệm vụ, hoàn thành mục tiêu của bộ phận.

Beckhard nói rằng đây là một lối suy nghĩ sai lầm, khiến cho việc sắp xếp hợp tác giữa các nhóm gần như là không thể. Theo Mô hình GRPI của anh ấy, cái này là hệ quả của cái kia.

Ông nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sắp xếp thứ tự ưu tiên rõ ràng, lấy mục tiêu làm cơ sở. Chỉ khi đó, Mô hình GRPI mới có thể giúp tạo ra một nhóm làm việc hiệu quả.

---

Với kinh nghiệm thiết kế tổ chức và xây dựng đội nhóm hiệu quả, SprinGO có phương pháp giúp doanh nghiệp tối ưu nguồn lực với đội nhóm tinh nhuệ.

SprinGO sưu tầm và biên tập,

Nguồn tư liệu:

Beckhard, R. (1972). Tối ưu hóa các nỗ lực xây dựng nhóm . Tạp chí Kinh doanh Đương đại, 1(3), 23-32.

Beckhard, R. (1992). Một mô hình cho quản lý điều hành của sự thay đổi chuyển đổi .

Rubin, IM, & Beckhard, R. (1972). Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả của các đội y tế . Quỹ Tưởng niệm Milbank Hàng quý, 50(3), 317-335.

SPRINGO CO.,LTD

0969 798 944 (zalo, call, mes)

KĐT Vinhome Gardenia Mỹ Đình, Đường Hàm Nghi, Cầu Diễn, Nam Từ Liêm, Hà Nội

Web tư vấn doanh nghiệp: https://springo.vn/

Web học nhân sự online trực tuyến: http://hocnhansuonline.com/